Hyvinvointialueiden tilannekuvan rakentaminen ja lokakuun tilanne alueilla

Tilannekuva kertoo sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen uudistuksen toimeenpanon etenemisestä kaikilla 21 hyvinvointialueella, Helsingissä ja Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirissä (HUS). Alueellisen toimeenpanon tiekartta luo pohjan tilannekuvalle, johon alueet päivittävät tiedot etenemisestä kuukausittain. Työn keskeisin tavoite on varmistaa, että jokainen hyvinvointialue pystyy järjestämään sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen palvelut alueella 1.1.2023 alkaen.

Tilannekuva nyt

Lokakuun tilannekuvan osalta voidaan yleisesti todeta, että pääpiirteittäin kaikki alueet ovat päässeet toimeenpanon osalta hyvin käyntiin, mutta silti tehtävää on paljon ennen järjestämisvastuun siirtoa. Tällä hetkellä ICT-kokonaisuus on nostettu toimeenpanon suurimmaksi haasteeksi ja riskiksi mm. suuren tehtävämäärän, järjestelmien kirjon sekä ICT-muutosrahoituspäätösten aikataulun vuoksi. Lisäksi on tunnistettu iso riski ICT-toimittajien resurssien riittävyyteen liittyen. Organisaatio- ja johtamisrakenteet on myös nostettu kriittisiksi mm. ICT:n ja henkilöstön siirtojen näkökulmasta, koska kokonaisuudet kytkeytyvät vahvasti toisiinsa. Etenkin näiden kokonaisuuksien tilannetta seurataan nyt tarkasti ja ICT-muutosrahoituspäätökset pyritään saamaan mahdollisimman nopeasti. 

Kolme kokonaisuutta = tilannekuva

Tilannekuva muodostuu kolmesta kokonaisuudesta: tilannekuva-työkalusta, tilannekuvakeskusteluista sekä muusta aineistosta. Tilannekuva-työkalun pohjana toimii alueellisen valmistelun tiekartta, johon on määritelty hyvinvointialueelle merkittävät tehtävät toimeenpanon kannalta. Tilannekuvassa seurataan erityisesti kriittisiksi luokiteltuja tehtäviä, joita on hieman yli 300. Alueet täydentävät kuukausittain valmistelunsa tilanteen tilannekuva-työkaluun.

Tilannekuva-työkalu

Tilannekuva –työkalun avulla saadaan tilannekuva-näkymä kahdesta näkökulmasta: alueellisen tiekartan mukainen eteneminen ja valmiusaste suhteessa 1.1.2023. Molemmissa tarkastellaan kriittisistä tehtävistä käynnistyneiden sekä valmiiden tehtävien osuutta, mutta tarkasteltava ajanjakso on eri. Tilannekuva-työkalu ja siitä rakennettu niin sanottu tekninen tilannekuva antavat joka kuukausi ensimmäisen käsityksen toimeenpanon etenemisestä eri alueilla. 

Teknisen tilannekuvan rakentamisesta todettakoon, että erilaisia näkymiä on rakennettu ja kokeiltu alkusyksystä asti. Hyvinvointialueiden toimeenpanon pyörähtäessä käyntiin kesällä, alkoi samalla valjeta, miten laajasta, haastavasta ja nopeatempoisesta kokonaisuudesta tilannekuvan rakentamisessa on kyse. Tilannekuva-näkymiä määritettäessä painittiin pitkään erilaisten kysymysten äärellä. Kuinka tuoda riittävästi esille tunnistettuja haasteita, mutta kuitenkin näyttää etenemistä riittävän ylätasolla? Alkusyksystä lisähaastetta toi myös se, että ensimmäiset kierrokset vaativat paljon manuaalista työtä ja laskentaa. 

Tilannekuvakeskustelut

Tilannekuvakeskustelut täydentävät osaltaan teknistä tilannekuvaa. Keskusteluja on käyty syyskuusta alkaen ja niissä tarkastellaan alueen toimeenpanon tilannetta ja pyritään tunnistamaan ja ennakoimaan mahdolliset riskit ja haasteet. Keskustelujen myötä alueiden tilanteesta saadaan arvokasta ja täydentävää tietoa. Keskustelut toimivat myös matalan kynnyksen kanavana, jonka kautta alueet voivat helposti esittää kysymyksiä ministeriöiden suuntaan. Keskeistä keskusteluissa on rakentaa luottamusta ja yhteistyötä alueiden ja ministeriöiden välillä.

Tilannekuva-työkalun sekä tilannekuvakeskusteluiden lisäksi tilannekuvan kokonaisuuden rakentamisessa pyritään hyödyntämään myös muuta aineistoa, kuten yhteistyötahojen tuottamaa tietoa, ministeriöiden kyselyjä ja mediaseurantaa. Näistä kolmesta kokonaisuudesta muodostuu toimeenpanon kansallinen tilannekuva.

Tilannekuva on alueiden onnistumista ja tukemista varten

Alkusyksyn moninaiset vaiheet ovat tuoneet meidät tähän pisteeseen ja auttaneet rakentamaan nykyisenkaltaisen tilannekuvan. Yksi keskeinen tavoite tilannekuvassa on koko ajan ollut rakentaa se palvelemaan myös alueita ja heidän tarpeitaan ja tämä on pyritty pitämään kehittämisen keskiössä. 

Alueet ovat ottaneet tilannekuvan hyvin vastaan ja käyneet tunnollisesti kuukausittain täydentämässä tilannekuva-työkalua sekä mukautuneet muutoksiin ja ohjeistuksiin. Tämä ei varmasti ole helppo tehtävä, sillä alueilla tilannekuva-työkalua saattavat täyttää useat eri henkilöt. Olemme myös erittäin iloisia, että alueilla on ollut halukkuutta ja kiinnostusta osallistua tilannekuvakeskusteluihin, vaikka resurssit ja aika ovat varmasti kaikkialla tiukassa. Haluammekin kiittää alueita hyvästä yhteistyöstä tähän mennessä. Toivottavasti se jatkuu samanlaisena myös toimeenpanon edetessä ja vuoteen 2022 siirryttäessä! 

Teksti: sosiaali- ja terveysministeriön asiantuntija Krista Björkroth ja konsulttiyritys NHG:n projektipäällikkö Pauliina Mäkkeli

Tilannekuvan kokonaisuutta rakennetaan yhteistyössä alueiden, sosiaali- ja terveysministeriön, valtiovarainministeriön, sisäministeriön ja Nordic Healthcare Group - konsulttiyrityksen sekä muiden yhteistyötahojen (mm. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Kuntaliitto, Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat) kanssa. 

Lisätietoa tilannekuvasta löytyy sote-uudistuksen kotisivulta.