Laadukas kirjaaminen ja toimivat potilastietojärjestelmät tukevat nopeampaa hoitoonpääsyä

Pienillä muutoksilla perusterveydenhuollon ja suun terveydenhuollon hoitoonpääsytietojen kirjauksiin on suuri merkitys yhdenvertaisen hoitoonpääsyn toteutumisen kannalta. Laadukkaiden kirjausten avulla seurataan hoitoonpääsyaikojen toteutumista ja tehdään kehittämisen paikat näkyviksi. Myös potilastietojärjestelmien tulee tukea rakenteista kirjaamista.

Onnistumiset ja ongelmat näkyviksi

Hallitusohjelmaan on kirjattu, että jatkossa perusterveydenhuollon kiireettömän sairaanhoitoon on päästävä seitsemän vuorokauden sisällä hoidon tarpeen arvioinnista. Suun terveydenhuollossa hammaslääketieteellisesti tarpeelliseksi todettu hoito taas on järjestettävä viimeistään kolmen kuukauden sisällä hoidon tarpeen arvioinnista.

Terveydenhoitolaki velvoittaa kuntia ja tulevaisuudessa hyvinvointialueita julkaisemaan vähintään neljän kuukauden välein verkkosivuillaan tiedon siitä, miten hoitoonpääsy alueella toteutuu. Kun tiedot ovat julkisia, on mahdollista verrata, miten oma alue pärjää verrattuna muihin ja vaihtaa oppeja onnistumisista. Myös alueen asukkaat näkevät, kuinka kauan kestää päästä hoitoon.

THL kerää ja raportoi tietoa hoitoonpääsyn toteutumisesta kansallisella tasolla kerran kuukaudessa. Tiedonkeruuta on kehitetty siten, että raporteissa otetaan nyt huomioon myös terveyskeskuksissa hiljattain käyttöönotetut moniammatilliset työskentelytavat ja lisääntyneet etäasioinnit. Tavoitteena on saada kaikki terveyskeskuksissa tehty työ näkyväksi myös tiedon toisiokäyttöä varten. Tietoa hyödynnetään esimerkiksi tietojohtamisessa, tilastoinnissa sekä viranomaisohjauksessa ja -valvonnassa.

Pieni klikkaus kaikuu kauas

Kirjavat tai puutteelliset kirjaamiskäytännöt ovat aiheuttaneet sen, että eri alueiden tai terveyskeskusten hoitoonpääsytiedot eivät ole olleet vertailukelpoisia. Kun lähtötiedot ovat olleet vajavaisia, ei raporttien laatu vastaa todellisuutta.

Jatkuva henkilökunnan koulutus, kirjatun tiedon laadun tarkastelu ja tietojärjestelmien toiminnan varmistaminen ovat avain laadukkaaseen tietoon ja sen hyödyntämiseen. Yhdellä klikkauksella – tai klikkaamatta jättämisellä – voi olla kauaskantoisia seurauksia. Mikäli tietoja esimerkiksi kirjataan jatkuvasti puutteellisesti, antaa se vääristyneen kuvan terveyskeskuksen tai sairaanhoitopiirin hoitoonpääsyn toteutumisesta. Lisäksi puutteellinen kirjaaminen vaikeuttaa Valviran ja aluehallintoviranomaisten lakisääteisen valvontatyön toteutumista – tai vähintäänkin aiheuttaa ylimääräistä työtä.  

Miten elefantti syödään?

Kirjaamiskäytännöillä ja potilastietojärjestelmillä on kriittinen merkitys sekä yksittäisen terveydenhuollon yksikön johtamisessa että koko valtakunnallisen sote-palvelujärjestelmän arvioinnissa, valvonnassa ja ohjauksessa.

Jos tulee tunne siitä, että kehittämisen varaa olisi, mutta ei oikein tiedä mistä aloittaa, kannattaa tutustua THL:n laaturaportteihin. THL:n terveyskeskuskohtaiset laaturaportit ovat ensiaskel tietojen laadun kehittämiselle.

Terveyskeskuksen on mahdollista tarkistaa laaturaporteista, onko omissa tiedoissa kysymys esimerkiksi virheellisestä kirjaamiskäytännöstä vai puute tietojärjestelmässä. Jos kyseessä on kirjaamiskäytäntöjen ongelma, voi siihen puuttua ohjeistuksella ja koulutuksella. Mikäli taas kyse on siitä, että potilastietojärjestelmä ei tue rakenteista kirjaamista, on järjestelmän puutteet korjattava.

Kun potilaiden polku ensimmäisestä yhteydenotosta hoitotapahtumaan on dokumentoitu, voidaan kerätyn tiedon avulla paikallistaa mahdollisia ongelmakohtia ja kohdentaa resursseja tilanteen parantamiseen. Laadukkaaseen tietoon perustuva raportointi myös vähentää “mutuilua”. Raporttien avulla on esimerkiksi voitu jo nyt todentaa, että puhelimessa annettu hoito on nopeuttanut pääsyä vastaanotolle terveyskeskukseen. 

Entä miten elefantti syödään? Pieni pala kerrallaan. Sama pätee myös raportoinnin ja kirjaamiskäytäntöjen kehittämiseen niin terveyskeskuksissa kuin hyvinvointialueillakin.

Perusterveydenhuollon raportoinnin laajennus -projektin tavoitteena on parantaa perusterveydenhuollon hoitoonpääsytietojen laatua ja kattavuutta. Projektia valmistellaan sosiaali- ja terveysministeriön Toivo-ohjelman Valtava-hankkeessa, jossa uudistetaan kansallista sote-tietotuotantoa

Kirjoittajat: 

Kaisa Mölläri, kehittämispäällikkö, THL 
Sanna-Mari Saukkonen, erikoissuunnittelija, THL

Lue lisää: 

Hoitoonpääsytietojen laadun ja kattavuuden raportti
Tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla: Kirjaaminen
Toivo-ohjelma