Systemaattinen kehittäminen on vaikuttavaa – esimerkkinä Hyvä vastaanotto -valmennukset

Toimin Espoossa terveysjohtajana 2000-luvun alussa ja meillä oli ongelma: pitkät jonot terveyskeskuksiin. Vaikka rahallisia resursseja olisi ollutkin – aina toki vähemmän kuin olisi toivottu – rekrytointi oli jo silloin haasteellista. Suolakaivoksen maine ei tätä helpottanut.

Kuulimme, että Ruotsissa oli saatu aikaan hyviä tuloksia systemaattisen kehittämisen avulla. Lähdimme tutustumaan ja tulimme kotiin yhteistyötarjouksen kanssa, josta ei voinut kieltäytyä. 

Espoon hanke laajeni lopulta Etelä-Suomen alueen Kaste-hankkeeksi. Opimme, että jonot ovat systeemitason ongelma. Niihin ei ole yhtä helppoa ratkaisua. Systeemiä pitää muuttaa ja samalla arvioida omia ajatusmalleja. Opimme myös, ettei jonojen ja resursoinnin suhde ei ole suoraviivainen. Joskus tilanne voi vaatia lisäresursointia. Toisaalta voi käydä niin, että kun jonot lyhenevät, kysyntä vähenee ja resurssia vapautuu. Monesti kävi myös niin, että ne yksiköt, jotka saivat jonot kuriin, onnistuivat paremmin myös rekrytoinnissa – ei enää suolakaivosmeininkiä! 

Moni terveyskeskus sai Kaste-hankkeen myötä aikaan tuloksia ja jonot lyhenivät. Hyvä vastaanotto 2.0 -valmennuksen taustalla ovat Kaste-hankkeen kokemukset 10 vuoden takaa. Amerikassa sitä kutsutaan nimellä Open access ja Ruotsissa Bra mottagning.

Hyvä vastaanotto 2.0 osana Tulevaisuuden sote-keskus -ohjelmaa 

Hoidon saatavuuden ongelmat ovat edelleen yksi suurimmista perusterveydenhuollon haasteista. STM on antanut lakiesityksen hoitotakuun tiukennukseksi perusterveydenhuollon osalta. 

Hyvä vastaanotto - valmennukset päivitettiin osana THL:n Tulevaisuuden sote-keskus -ohjelmaa. Toteutimme viisi valmennuskokonaisuutta, jokaisessa 10 perusterveydenhuollon tiimiä. Suurin osa tiimeistä teki vastaanottotoimintaa. Kaikkien tavoitteena oli lyhentää odotusaikoja, ja yhteisenä mittarina siihen käytettiin T3-aikaa (= yksikön kolmansien varattavissa olevien kiireettömien vastaanottoaikojen mediaani). Valmennukset saadaan päätökseen vuoden lopussa.

Menetelmänä läpimurtotyöskentely 

Työskentely toteutettiin läpimurtomallilla. Ajatuksena on, että tieto, jonka avulla käytäntöjä voidaan parantaa, on organisaatiossa itsessään. Se vain ei ole käytössä päivittäisessä työssä eli tiedon ja tekemisen välillä on aukko. 

Kehittäjätiimimme kokoontuivat neljään työpajaan. Niiden välillä työskentelyyn osallistui koko työyhteisö johto mukaan lukien. Työyhteisöt tekivät ensin mittauksia, myöhemmin pieniä kokeiluja ja muutoksia, joilla haettiin parasta tapaa saavuttaa tavoitteet. 

Työskentelytapa on systemaattinen ja rakentuu pitkälti lean-oppien pohjalle. Leanin ytimessä on asiakkaalle arvoa tuottamattoman tekemisen vähentäminen, vakioidut toimintamallit, jatkuva oppiminen ja parantaminen. 

Keskeiset vaiheet kehittämisen polulla

• Nykytilan analyysi perustuu faktatietoon. Tiimi suunnittelee itse, mitä tietoa se tarvitsee. Kahden viikon ajan mitataan kysyntää ja kapasiteettia (eli mihin aika kuluu). Tiimi analysoi tiedot, ja jatkosuunnitelmat pohjautuvat analyysin tuloksiin. 
• SMART-tavoite voidaan asettaa, kun nykytila ymmärretään riittävän hyvin. SMART tulee sanoista: spesific (täsmällinen), measurable (mitattava), achievable (saavutettavissa), realistic (realistinen), time-bound (aikataulutettu). 
• Jatkuvan parantamisen malli tukee pienten kokeilujen kautta tapahtuvaa kehittämistä. Tiimi tekee PDSA-suunnitelmia. PDSA tulee sanoista: Plan (suunnittele), Do (kokeile), Study (arvioi), Act (vie tuotantoon). Parhaat PDSA kokeilut ovat kohtalaisen pieniä ja ne voidaan nopeasti arvioida. Toimivat uudistukset vaativat yleensä useamman kokeilukierroksen ennen kuin paras ratkaisu löydetään.

Kehittämistä ja johtamista ei voi ulkoistaa

Sosiaali- ja terveyspalveluja kehitetään nyt kiivaasti. Kiireen keskellä voi tulla houkutus ulkoistaa kehittäminen joko projektihenkilöille tai ostopalveluna konsulteille. Kun halutaan tehdä muutoksia asiakaspalveluun ja tapaan toimia, parhaat onnistumisen mahdollisuudet ovat niillä muutoksilla, jotka oma henkilöstö tekee alusta loppuun. 

Läpimurtotyöskentelyssä kehittämistiimi kootaan yksikön omasta henkilöstöstä. Työpajojen välillä tiimi kytkee koko työyhteisön mukaan kehittämiseen. Esimiehillä on tärkeä rooli erityisesti muutosten toimeenpanossa ja vakiinnuttamisessa. Valmentajat valmentavat menetelmän käytössä, mutta eivät tyrkytä valmiita ratkaisuja. 

Vertaisoppiminen suoristaa mutkia

Keskeinen elementti työskentelyssä on toisilta oppiminen ja omien oppien jakaminen. Tiimit kuulevat toisiltaan, mikä toimii ja mitä mokia on tullut tehtyä. Tässä mokat ovat lahjoja, ei epäonnistumisia. Niistä oppii jopa onnistumista paremmin. Jakaminen perustuu keskinäiseen luottamukseen ja siihen, että itse kukin raportoi vain omista tuloksistaan. Työpajoissa kuullaan kollegoja, jotka ovat jo saavuttaneet tuloksia. 

Jos ja kun halutaan tuntuvia tuloksia, pitää myös uskaltaa unelmoida ja asettaa riittävän haasteellisia tavoitteita. Siinäkin voimme sparrata ja näyttää mallia toisillemme: tämä voi sittenkin olla mahdollista!

Tiimit oppivat hyödyntämään kehittämisen menetelmiä 

Hyvä vastaanotto -valmennukset ovat vielä kesken. Kiireestä, koronasta, hoitovelasta ja henkilöstöpulasta huolimatta kehittämistyöhön on tartuttu hyvällä asenteella. Se lupaa hyvää myös tulosten suhteen. Osalla viisari värähtää jo valmennuksen aikana, mutta isompien muutosten tekeminen vaatii usein pitempään.

Tiedämme, että nämä tiimit osaavat ja heillä on hyvät edellytykset päästä hoitotakuun edellyttämiin tavoitteisiin. Tärkeintä on tahto. 

Tuula Heinänen
valmentaja, ylilääkäri, THL

------------

Aiheeseen liittyvät kansalliset webinaarit syksyllä

• 13.9.2022 Maaritin päivä -seminaari
  Kuulemme, miten juuri eläköitynyt, monisairas Maarit hakeutuu erilaisiin sote-palveluihin eri puolella Suomea. Mitä kaikkea hänen tarinansa taustalla löytyykään ja miten Maaritin palvelutarve tunnistetaan? Teemoina nousevat case-esimerkein esim. segmentointi, osallisuus, osaaminen ja ammattitaito, sujuvat palvelupolut ja keskinäinen yhteistyö. Estradilla ovat hyvinvointialueen kehittäjät, jotka kuvaavat Maaritin kulkua erilaisissa palveluissa. 

Ilmoittaudu

• 9.11.2022 Hoidon saatavuus -päivä
  Asiantuntijapuheenvuoron lisäksi tarinoita arjen keskeltä: oman työn kehittämisestä ja saatavuuden parantamisesta. Lisäksi ajantasainen tilannekuva mm. palvelujen saatavuuden nykytilasta, hoitotakuulain eteneminen, nykyisistä ja tulevista hankkeista aiheen parissa. Ilmoittautuminen avautuu pian soteuudistus.fi-tapahtumissa. 

Ilmoittaudu

_________________________________________________

Hyvä vastaanotto -kolumnisarjassa kokemuksia saatavuuden kehittämisessä

Heli Mattila: Mitä lupaamme sote-palvelujen asiakkaalle
Lue kolumni

Tiina Ajalin: Tulevan hyvinvointialueen paras fysioterapiayksikkö, josta muut voivat ottaa mallia
Lue kolumni

Anu Beadle ja Merja Hietanen: Löytyykö teiltä Rohkelikkoja terveyskeskuksen toiminnan kehittämiseen? Ylöjärveltä löytyy
Lue kolumni

Terhi Palander: Keiturin Soten asiakaslupaus muotoutui Hyvä vastaanotto -valmennuksessa
Lue kolumni