Talous-, toiminta- ja henkilöstötietojen tarkastelu kokonaisuutena helpottaa tulevaisuuden sote-palvelujen kehittämistä

Hyvinvointialueilta saadaan jatkossa aiempaa tarkempaa ja laadukkaampaa tietoa siitä, miten niiden talous- ja henkilöstöresurssit on kohdennettu ja millaisia tuloksia toimilla on saatu aikaan. Tiedonkeruuta automatisoidaan ja tietoja kerätään hyvinvointialueilta tulevaisuudessa yhtenäisin rakentein, jolloin tiedot ovat vertailtavissa keskenään. TAHTO-projektin tavoitteena on luoda yhdistetty tietokanta, jonka myötä talous-, henkilöstö- ja toimintatietoa raportoidaan kokonaisuutena ja voidaan hyödyntää päätöksenteon tukena.

Laadukkaiden sote-palveluiden kehittämisen tueksi tarvitaan aiempaa kattavampaa tietoa

”Julkisen talouden kestävyysvaje, pula osaavasta henkilöstöstä ja väestön ikääntyminen edellyttävät kustannustehokkaiden toimintatapojen kehittämistä tietoon perustuen. Laadukkaiden sote-palveluiden kehittämiseksi on kyettävä tunnistamaan hyvinvointialueiden erilaiset tarpeet ja tarkasteltava sote-palvelujen käyttöä ja niiden tuottamiseen käytettyjä resursseja kokonaisuutena”, toteaa THL:n kehittämispäällikkö Petra Kokko.

”Tällä hetkellä taloutta, toimintaa ja henkilöstöä koskevat tiedot ovat sirpaloituneet eri tietokantoihin eikä tietoja raportoida alueilta yhtenäisin rakentein. Alueilta saatu tieto ei näin ollen ole ollut kaikilta osin vertailukelpoista”, Kokko jatkaa.

Jotta talous-, toiminta- ja henkilöstötietoa voidaan tulevaisuudessa tarkastella yhdessä, täytyy tiedonhallinnan kokonaisuutta kehittää aina tiedonkeruusta tiedon käsittelyyn ja raportointiin. Kokonaisuutta kehitetään tiiviissä yhteistyössä viranomaisten ja hyvinvointialueiden kanssa.

Valtiokonttori, joka vastaa teknisesti taloustietojen keräämisestä hyvinvointialueilta, on pyrkinyt automatisoimaan tietojen keruuta. Muutoksen myötä hyvinvointialueiden ei tarvitse jatkossa näpytellä taloustietojaan manuaalisesti osin päällekkäisissä erillistiedonkeruissa. Henkilöstötietojen tiedonkeruusta taas vastaavat Tilastokeskus ja Valvira. THL tuottaa sote-henkilöstö- ja talousraportteja kerättyjen tietojen perusteella.

”Olemme loppuvuodesta 2021 julkaisseet aiempaa monipuolisemmat sote-henkilöstöraportit. Niistä selviää esimerkiksi, kuinka paljon sote-ammattilaisia työskentelee eri työantajasektoreilla ja toimialoilla eriteltynä esimerkiksi alueittain, ammateittain tai ikäryhmittäin”, Kokko kertoo. 

Vertailu oman toiminnan kehittäjänä

Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin johtaja Seppo Ranta näkee talous-, toiminta- ja henkilöstötietojen raportoinnin kehittämisessä paljon mahdollisuuksia sairaanhoitopiirien ja tulevien hyvinvointialueiden oman toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen. Erityisen kiinnostavana Ranta pitää raportoitujen tietojen yhteismitallisuuden ja laadun paranemista sekä mahdollisuutta vertailla oman alueen tietoja muiden alueiden vastaaviin tietoihin. 

“Vertailu kirittää aina oman toiminnan kehittämistä. Kun nähdään, miten muut suoriutuvat vastaavista toiminnoista, voidaan myös lähteä hakemaan oppia muilta. Ja vastaavasti näemme myös sen, missä meillä on annettavaa muille sairaanhoitopiireille”, Ranta toteaa. 

Ranta toivoo, että tulevaisuudessa raportointi mahdollistaisi esimerkiksi kustannuspoikkeamien tarkastelun suhteessa sairastaneiden määrään. Jos kustannuspoikkeama on suuri ja sairastaneita on paljon verrattuna muihin alueisiin, on ero poikkeamassa todennäköisesti selitettävissä sairastaneiden määrällä. Mikäli taas sairastaneiden määrä on samansuuntainen kuin muilla alueilla, on syytä poikkeamiin lähdettävä etsimään muualta. Ideaalitilanteessa vertailutietojen analysointi auttaa kohdentamaan resursseja parhaalla mahdollisella tavalla toiminnan kehittämiseksi.  

Numerot tukevat tarinaa

Ranta mainitsee, että usein asiat ja tarpeet esitetään tarinana, jossa on vahva kokemuksellinen pohja, mutta mukana ei välttämättä ole kokemusta tukevaa numeerista dataa. 

“Tilannetta voisi verrata siihen, että sairaskertomuksessa kuvataan, että potilaalta poistettiin ison kiven kokoinen kasvain. Ilman tarkkaa numeerista määrittelyä jää sekä kasvaimen koko että muoto vastaanottajan mielikuvituksen varaan”.

Kun tarinan tueksi on todennettua numerotietoa, varmistutaan siitä, että kaikilla on yhtäläinen käsitys lähtötilanteesta. Tämä auttaa sekä päätöksenteossa että päätöksien perusteiden viestimisessä. Esimerkkinä Ranta käyttää erikoissairaanhoidon tuottavuuspotentiaalin hyödyntämistä. Jos jollekin yksikölle on aikoinaan suuresta kysynnästä johtuen ohjattu resursseja, on niitä vaikea siirtää jonkin toisen yksikön käyttöön, vaikka tarve näyttäisi pienentyneen. 

“Jos voimme näyttää numeroilla toteen, että resursseja kannattaa siirtää nyt toiseen kohteeseen, voi se auttaa muutoksen viemisessä eteenpäin. Pitää silti muistaa, että vaikka toiminnan analysointi nyt kehittyykin, vaatii muutos aikaa”, Ranta pohtii. 

Raportoinnin kehitystyö jatkuu 

Raportoinnin osalta kehitystyön painopiste siirtyy vuonna 2022 henkilöstötiedoista talous- ja toimintatietoihin. TAHTO-projektissa julkaistaan kansallinen kustannuslaskennan käsikirja sosiaali- ja terveydenhuollon palveluille ja tuotetaan tilastoraportti sote-taloustiedosta palveluluokittain. Hankekaudella 2022 pyritään myös pilotoimaan rekisteriaineistojen (Hilmo) yhdistämistä Valtiokonttorin keräämiin taloustietoihin ja tuottamaan yksikkökustannusraportti yhdistetystä tiedoista. 

TAHTO-projektin tuloksena syntyvä yhteinen tietokanta on merkittävä edistysaskel sote-talouden seurantaan ja entistä vaikuttavampien palvelujen tuottamiseen. Automatisoitu tiedonkeruu ja projektin myötä yhtenäistetyt henkilöstö-, talous- ja toimintatietorakenteet ja tietojen kirjaamistavat vapauttavat hyvinvointialueiden työvoimaa raporttien vaatimien tietojen manuaalisesta tuottamisesta raporttien tuottamien tietojen hyödyntämiseen.

“Mitä parempia raportteja voimme toimintaan käytetyistä talous- ja henkilöstöresursseista alueille tehdä, sitä valistuneempia päätöksiä voidaan niissä tehdä toiminnan kehittämiseksi. Vaikka talous-, toiminta- ja henkilöstötietojen raportoinnin kehittäminen saattaakin kuulostaa kuivakalta ja abstraktilta asialta, on tarkoituksena tuottaa konkreettisia työkaluja johtamisen ja palveluiden kehittämisen tueksi”, Petra Kokko kiteyttää TAHTO-projektin tavoitteen.

TAHTO-projektia valmistellaan sosiaali- ja terveysministeriön Toivo-ohjelman Valtava-hankkeessa, jossa uudistetaan kansallista sote-tietotuotantoa. Toivo-ohjelmassa suunnitellaan ja toteutetaan tiedolla johtamisen käytäntöjä, menetelmiä ja järjestelmiä, jotka mahdollistavat tiedolla johtamisen hyvinvointialueilla ja kansallisessa viranomaistyössä. Tiedolla johtaminen tukee sote-uudistuksen keskeisten tavoitteiden toteutumista.

Lisätietoja:

Toivo-ohjelma
Terveys- ja sosiaalipalvelujen henkilöstö 2018 (THL)

Kirjoittajat:

Petra Kokko
Kehittämispäällikkö, TAHTO-projektin projektipäällikkö, THL

Seppo Ranta
Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin johtaja