Uusi tietotuotannon käsikirja kannustaa viranomaisia yhteistyöhön ja auttaa kehittämään sote-tietotuotantoa

THL, Valvira ja Kela tekevät tulevaisuudessa yhä tiiviimpää yhteistyötä tietotuotannon saralla, jotta sote-uudistuksen myötä muuttuvat tietotarpeet tulevat täytetyksi. Lokakuussa julkaistu Tietotuotantomalli-käsikirja toimii tiekarttana muutokselle ja tietotuotannon käytäntöjen yhtenäistämiselle.

Sote-palveluista kerätään jatkuvasti valtava määrä tietoa, jota hyödynnetään toisiokäytössä esimerkiksi tiedolla johtamisessa, sote-palveluiden seurannassa, tilastoinnissa ja tutkimuksessa. Viimeistään korona-aika on osoittanut, että sosiaali- ja terveyspalveluissa tuotetun tiedon on oltava luotettavaa ja ajantasaista, jotta se hyödyttää päätöksentekoa alueellisesti ja kansallisesti. Korona-aika on osoittanut myös, että tietoa tuotetaan tällä hetkellä hyvin erilaisilla menetelmillä, mikä voi johtaa muun muassa päällekkäisiin ratkaisuihin ja ylimääräisiin kustannuksiin.

Sote-tietotuotantoon tarvitaan uudistuksia

THL:n kansallisiin rekistereihin ja Kelan Kanta-arkistoon kerätään tietoja sote-palveluista ja niihin liittyvistä talous-, ja henkilöstötiedoista. Koska tietoa kerätään monesta lähteestä eri tarkoituksia varten, on tiedonkeruu ja -käsittely tällä hetkellä epäyhtenäistä ja osin päällekkäistä. Tämä johtaa siihen, että tietojen koostaminen, yhdistely tai muu käsittely tiedolla johtamisen tarpeisiin on vaikeaa.

Sote-tietotuotantoon tarvitaan suuria uudistuksia. Pitkän aikavälin tavoitteena on vaiheittain purkaa päällekkäisiä ja erillisinä toteutettavia tiedonkeruita, automatisoida tietotuotannon työvaiheita ja hyödyntää yhteisiä tapoja toimia. Yhtenä tavoitteena on, että jatkossa Kanta-palveluihin kertaalleen tallennetut tiedot olisivat entistä kattavammin tietolähteenä toisiokäyttöön tähtäävässä tietotuotannossa.

Jotta tavoitteeseen yhtenäisestä sote-tietotuotannosta päästään, on THL:n, Valviran ja Kelan käsiteltäväksi päätyvän sote-tiedon oltava yhteismitallista ja vertailukelpoista. Myös organisaatioiden keskinäisen yhteistyön on tiivistyttävä.

Näkökulma suunnitteluun yhtenäistyy

Uusi, lokakuussa 2021 julkaistu Tietotuotantomalli-käsikirja edistää tietotuotannon yhtenäistämistä tarjoamalla viitekehyksen tietotuotannon kehittämiselle. Toimijoiden yhteistä käsikirjaa on rakennettu THL:n, Kelan ja Valviran välisessä yhteistyössä organisaatioiden erityispiirteet huomioon ottaen.

Käsikirjaa voidaan hyödyntää esimerkiksi laaturekistereihin, ensihoitoon ja sosiaalihuoltoon liittyvän tietotuotannon suunnittelussa ja toteutuksessa. Käsikirja tukee suunnittelua ja tuo menetelmällisyyttä siihen, miten tietoa hankitaan ja käsitellään. Jalostetusta tiedosta saadaan erilaisia tietotuotteita, kuten raportteja ja tilastoja, jotka palvelevat esimerkiksi alueellisia palveluntuottajia ja ministeriöitä päätöksenteon tukena.

Viranomaisten välinen yhteistyö tiivistyy

Käsikirja auttaa jatkossa tunnistamaan eri organisaatioiden roolit ja yhteistyön paikat tietotuotannon suunnittelussa ja kehittämisessä. THL:n, Valviran ja Kelan roolit tietotuotannossa ovat erilaiset. THL ja Valvira ovat kansallisia toimijoita, jotka tarvitsevat ja tuottavat tietoa lakisääteisiä tehtäviä varten. Kelalla puolestaan on tekninen rooli Kanta-palveluiden tiedonhallintaratkaisujen toteuttajana ja ylläpitäjänä. Myös organisaatioiden sisällä on erilaista tietotuotantoon liittyvää asiantuntijuutta, jolla kaikella on paikkansa kokonaisuudessa. Kun tekijät tulevat erilaisista taustoista, käsikirja tuo keskusteluihin yhteistä kieltä ja tapaa ajatella sekä auttaa jäsentämään tietotuotantoa yhtenäisellä tavalla.

Tällä hetkellä Tietotuotantomalli-käsikirja on suunnattu ensisijaisesti THL:n, Valviran ja Kelan tietotuotannon tarpeisiin, mutta samat lainalaisuudet pätevät myös muualla.

Mikään ei poissulje sitä, etteivätkö myös hyvinvointialueet voisi hyödyntää kirjaa. Käsikirja on julkisesti saatavilla. Siinä kuvattujen työvaiheiden kautta on mahdollista tarkentaa ja määritellä alueen omiin tarpeisiin sopivia tietotuotannon käytäntöjä. Myös sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan muille virastoille ja laitoksille käsikirja on vapaasti hyödynnettävissä.

Työ päällekkäisen työn purkamiseksi jatkuu

Tavoitteena on, että rajallisilla resursseilla asioita tehtäisiin järkevämmin ja vapautunutta työpanosta saataisiin kohdennettua lisäarvoa tuoviin asioihin, kuten laadunhallintaan. Tietotuotannon nykyaikaistaminen tarkoittaa jatkossa myös sitä, että tiedon keräämistä ja käsittelyä automatisoidaan silloin, kun se on mahdollista ja järkevää.

Tietotuotantomalli otetaan ensimmäiseksi käyttöön THL:ssä ja Valvirassa, joissa käsikirjan oppeja on jo alettu pilotoida. Sen käyttöä pyritään hyödyntämään aina, kun tietotuotantoon kohdistuu muutostarpeita esimerkiksi uusiin tiedonkeruisiin liittyen. Oppaan kehittäminen jatkuu edelleen ja siitä julkaistaan uusia versioita sisällön laajentuessa ja tarkentuessa.

Tietotuotantomalli-käsikirja luotiin keväällä 2020 käynnistyneen Valtava-hankkeen Tietotuotantomalli-projektissa. Valtava-hankkeessa uudistetaan kansallista sote-tietopohjaa. Tietotuotantomalli-projektin tavoitteena oli luoda yhtenäinen toimintamalli, joka tukee nykyaikaisen tietotuotannon suunnittelua ja toteutusta sekä kannustaa viranomaisia aktiivisempaan vuoropuheluun. Tietotuotantomalli-käsikirjan jalkautus jatkuu Valtava-hankkeen toisella hankekaudella 2022.

Lisätietoja

Tietotuotantomalli-käsikirja (Julkari)
Toivo-ohjelma ja Valtava-hanke (soteuudistus.fi)

Kirjoittaja

Antti Luoma
Projektipäällikkö, Gofore Lead Oy
Valtava-hanke, Tietotuotantomalli-projekti