Granskningen av ekonomi-, verksamhets- och personaluppgifter som helhet underlättar utvecklingen av framtida social- och hälsovårdstjänster

Välfärdsområdena kommer i fortsättningen att ge noggrannare och högklassigare uppgifter om hur deras ekonomi- och personalresurser har riktats och vilka resultat åtgärderna har lett till. Datainsamlingen automatiseras och i framtiden samlas uppgifter in från välfärdsområdena med enhetliga strukturer, så att uppgifterna kan jämföras sinsemellan. Målet med TAHTO-projektet är att skapa en kombinerad databas där ekonomi-, personal- och verksamhetsuppgifter rapporteras och kan utnyttjas som stöd för beslutsfattande.

Som stöd för utvecklingen av högklassiga social- och hälsovårdstjänster behövs mer omfattande uppgifter än tidigare

”Hållbarhetsgapet i den offentliga ekonomin, bristen på kompetent personal och den åldrande befolkningen förutsätter att kostnadseffektiva verksamhetssätt utvecklas utifrån data. För att utveckla högklassiga social- och hälsovårdstjänster måste man kunna identifiera välfärdsområdenas olika behov och granska användningen av social- och hälsovårdstjänster och de resurser som används för att producera dem som helhet”, konstaterar THL:s utvecklingschef Petra Kokko.

”För närvarande är uppgifter om ekonomi, verksamhet och personal splittrade i olika databaser och uppgifterna rapporteras inte med enhetliga strukturer. Uppgifterna från områdena har således inte till alla delar varit jämförbara”, fortsätter Kokko.

För att ekonomi-, verksamhets- och personaluppgifter ska kunna granskas tillsammans i framtiden måste datahanteringshelheten utvecklas från datainsamling till databehandling och rapportering. Helheten utvecklas i nära samarbete med myndigheterna och välfärdsområdena. 

Statskontoret, som tekniskt ansvarar för insamlingen av ekonomiska uppgifter från välfärdsområdena, har strävat efter att automatisera insamlingen av uppgifter. I och med ändringen behöver välfärdsområdena i fortsättningen inte manuellt föra in sina ekonomiska uppgifter i delvis överlappande separata insamlingar. Statistikcentralen och Valvira ansvarar för insamlingen av personaluppgifter. THL producerar personal- och ekonomirapporter för social- och hälsovården utifrån de insamlade uppgifterna.

”I slutet av 2021 har vi publicerat mångsidigare personalrapporter för social- och hälsovården än tidigare. Av dem framgår till exempel hur många yrkesutbildade personer inom social- och hälsovården som arbetar inom olika arbetsgivarsektorer och branscher specificerade enligt till exempel område, yrke eller åldersgrupp”, berättar Kokko. 

Den egna verksamheten utvecklas utifrån jämförelse

Direktören för Egentliga Tavastlands sjukvårdsdistrikt Seppo Ranta ser många möjligheter att leda och utveckla sjukvårdsdistriktens och de framtida välfärdsområdenas egen verksamhet utifrån utvecklingen av ekonomi-, verksamhets- och personalrapporteringen. Ranta anser att det är särskilt intressant att de rapporterade uppgifternas jämförbarhet och kvalitet förbättras samt att det är möjligt att jämföra uppgifter från det egna området med motsvarande uppgifter från andra områden. 

”Jämförelse driver alltid på utvecklingen av den egna verksamheten. När man ser hur andra klarar av motsvarande funktioner kan man också börja söka lärdomar hos andra. Och på motsvarande sätt ser vi också vad vi kan erbjuda andra sjukvårdsdistrikt”, konstaterar Ranta. 

Ranta hoppas att rapporteringen i framtiden gör det möjligt att till exempel granska kostnadsavvikelser i förhållande till antalet insjuknade. Om kostnadsavvikelsen är stor och antalet sjuka är stort jämfört med andra områden, kan skillnaden sannolikt förklaras med antalet insjuknade. Om antalet insjuknade däremot går i samma riktning som i andra områden bör man söka efter avvikelser någon annanstans. I en idealsituation hjälper analysen av jämförelsedata att rikta resurserna på bästa möjliga sätt för att utveckla verksamheten.  

Siffrorna stöder berättelsen

Ranta nämner att saker och behov ofta presenteras som en berättelse med en stark erfarenhetsbaserad grund, men att det inte nödvändigtvis finns numeriska data som stöder erfarenheten. 

”Situationen kan jämföras med att man i patientjournalen beskriver att en stor tumör avlägsnades från patienten. Utan exakt numerisk definition blir både tumörens storlek och form beroende av mottagarens fantasi”. 

När det finns verifierade numeriska data som stöd för berättelsen säkerställs att alla har samma uppfattning om utgångsläget. Detta underlättar både beslutsfattandet och kommunikationen om grunderna för besluten. Som exempel använder Ranta utnyttjandet av produktivitetspotentialen inom den specialiserade sjukvården. Om en enhet på grund av stor efterfrågan en gång i tiden har fått resurser, är det svårt att överföra dem till en annan enhet, även om behovet verkar ha minskat. 

”Om vi med siffror kan bevisa att det nu lönar sig att flytta resurser till ett annat objekt, kan det hjälpa oss att föra förändringen vidare. Man måste ändå komma ihåg att även om analysen av verksamheten nu utvecklas, kräver förändringen tid”, säger Ranta. 

Utvecklingsarbetet med rapporteringen fortsätter 

I fråga om rapporteringen överförs tyngdpunkten i utvecklingsarbetet år 2022 från personaluppgifterna till ekonomi- och verksamhetsuppgifterna. Inom TAHTO-projektet publiceras en nationell handbok för kostnadsredovisning för social- och hälsovårdstjänster och enligt serviceklass produceras en statistikrapport om social- och hälsovårdsekonomi. Under projektperioden 2022 strävar man också efter att pilottesta sammanslagningen av registermaterial (Hilmo) med de ekonomiska uppgifter som Statskontoret samlat in och att ta fram en rapport över enhetskostnaderna för de kombinerade uppgifterna. 

Den gemensamma databas som TAHTO-projektet resulterar i är ett betydande framsteg i uppföljningen av social- och hälsovårdsekonomin och i produktionen av allt effektivare tjänster. Den automatiserade datainsamlingen och de strukturer för personal-, ekonomi- och verksamhetsuppgifter som förenhetligats i och med projektet samt registreringssätten för uppgifterna frigör arbetskraft i välfärdsområdena från att manuellt producera de uppgifter som rapporterna kräver till att utnyttja de uppgifter som rapporterna producerar.

”Ju bättre rapporter vi kan göra om de ekonomiska resurser och personalresurser som används för verksamheten i områdena, desto mer upplysta beslut kan man fatta i dem för att utveckla verksamheten. Även om utvecklingen av ekonomi-, verksamhets- och personalrapporteringen kan låta torr och abstrakt, är avsikten att producera konkreta verktyg som stöd för utvecklingen av ledningen och tjänsterna”, sammanfattar Petra Kokko målet för TAHTO-projektet.

TAHTO-projektet bereds i social- och hälsovårdsministeriets projekt Valtava inom programmet Toivo, där den nationella produktionen av social- och hälsovårdsdata förnyas. I Toivo-programmet planeras och genomförs praxis, metoder och system för kunskapsbaserad ledning som möjliggör kunskapsbaserad ledning i välfärdsområden och i det nationella myndighetsarbetet. Kunskapsbaserad ledning stöder de centrala målen för social- och hälsovårdsreformen.

Mer information:

Toivo-programmet
Personalen inom hälso- och socialvården (THL)

Författare:

Petra Kokko
Utvecklingschef, projektchef för TAHTO-projektet, THL

Seppo Ranta
Direktör för Egentliga Tavastlands sjukvårdsdistrikt