Kvalitativ dokumentation och fungerande patientdatasystem stöder snabbare tillgång till vård

Små ändringar i dokumentationen av uppgifter om tillgången till vård inom primärvården och munhälsovården har stor betydelse för förverkligandet av jämlik tillgång till vård. Med hjälp av kvalitativ dokumentation följer man förverkligandet av tider till vård och synliggör utvecklingsbehov. Patientdatasystemen ska också stödja strukturerad dokumentation.

Synliggöra framgångar och problem

Det står inskrivet i regeringsprogrammet att var och en i fortsättningen ska få icke-brådskande sjukvård inom primärvården inom sju dygn från det att vårdbehovet bedömts. Inom munhälsovården ska vård som konstaterats vara odontologiskt nödvändig i sin tur ordnas inom tre månader från det att vårdbehovet bedömdes.

Hälso- och sjukvårdslagen förpliktar kommunerna och i framtiden välfärdsområdena att med minst fyra månaders mellanrum offentliggöra uppgifter på sin webbplats om hur tillgången till vård förverkligas. När uppgifterna är offentliga är det möjligt att jämföra hur den egna regionen klarar sig jämfört med andra och utbyta lärdomar om framgångar. Invånarna i regionen ser också hur lång tid det tar att få vård.

THL samlar in och rapporterar uppgifter om förverkligandet av tillgången till vård på nationell nivå en gång i månaden. Insamlingen av uppgifter har utvecklats så att rapporterna nu också tar hänsyn till de multidisciplinära arbetssätt och allt fler kontakter på distans som nyligen tagits i bruk vid hälsovårdscentralerna. Målet är att göra allt arbete som utförs vid hälsovårdscentralerna synliga även för sekundär användning av uppgifterna. Uppgifterna används till exempel vid informationsledning, statistikföring samt vid myndighetsstyrning och -tillsyn.

Ett litet klick ekar långt

Oenhetliga eller bristande dokumentationsrutiner har lett till att uppgifterna om tillgång till vård i olika regioner eller hälsovårdscentraler inte varit jämförbara. Eftersom utgångsuppgifterna varit ofullkomliga motsvarar rapporternas kvalitet inte verkligheten.

Kontinuerlig personalutbildning, granskning av kvaliteten på de dokumenterade uppgifterna och säkerställande av fungerande datasystem är avgörande för att trygga kvalitativa uppgifter och för att utnyttja dem. Ett klick – eller avsaknandet av ett klick – kan ha långtgående följder. Om uppgifterna till exempel kontinuerligt dokumenteras bristfälligt ger det en förvrängd bild av hälsovårdscentralens eller sjukvårdsdistriktets förverkligande av tillgången till vård. Bristfällig dokumentation påverkar dessutom förverkligandet av Valviras och regionförvaltningsmyndigheternas lagstadgade tillsynsarbete – eller orsakar åtminstone extra arbete.

Hur äter man en elefant?

Dokumentationsrutinerna och patientdatasystemen har en kritisk betydelse för ledningen av en enskild hälsovårdsenhet och för utvärderingen, tillsynen och styrningen av hela det nationella social- och hälsovårdsservicesystemet.

Om man får en känsla av att något behöver utvecklas, men inte riktigt vet var man ska börja bör man bekanta sig med THL:s kvalitetsrapporter. THL:s hälsovårdscentralspecifika kvalitetsrapporter är det första steget till att utveckla uppgifternas kvalitet.

I kvalitetsrapporterna kan hälsovårdscentralerna granska om det i de egna uppgifterna är fråga om till exempel felaktiga dokumentationsrutiner eller en brist i datasystemet. Om det är fråga om ett problem i dokumentationsrutinerna kan man ingripa i det genom anvisningar och utbildning. Om det däremot handlar om att patientdatasystemet inte stöder strukturerad dokumentation måste bristerna i systemet korrigeras.

När patienternas väg från den första kontakten till vårdhändelsen har dokumenterats kan man med hjälp av de insamlade uppgifterna lokalisera eventuella problempunkter och rikta resurser för att förbättra situationen. Rapportering som baseras på kvalitativa uppgifter minskar också mängden åsikter baserade på känsla. Med hjälp av rapporter har man till exempel redan nu kunnat konstatera att vård som getts över telefon har gjort att man snabbare kommit till mottagningen på hälsovårdscentralen.

Och hur äter man då en elefant? En liten bit åt gången. Detsamma gäller utvecklingen av rapporteringen och dokumentationsrutinerna på hälsovårdscentralerna och i välfärdsområdena.

Målet med projektet Utökning av primärvårdens rapportering är att förbättra kvaliteten på uppgifterna om tillgången till vård inom primärvården och uppgifternas täckning. Projektet bereds i projektet Valtava inom social- och hälsovårdsministeriets Toivo-program, där den nationella produktionen av social- och hälsovårdsdata förnyas.

Författare: 

Kaisa Mölläri, utvecklingschef, THL 
Sanna-Mari Saukkonen, specialplanerare

Läs mer: 

Rapport om kvaliteten på uppgifterna om tillgången till vård och uppgifternas täckning (på finska)
Informationshantering inom social- och hälsovården: Dokumentation
Toivo-programmet