Frågor och svar om upphandlingar
Vid upphandling som hänför sig till verkställandet av välfärdsområdet och beredningen av verkställandet iakttas upphandlingslagen.
(Lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016)
Bestämmelser om det temporära organets roll och ansvar i anslutning till avtal och upphandlingar finns i 8 § och 10 § i införandelagen.
(RP 241/2020 rd, från sida 1317)
Offentlighetslagen fastställer offentligheten i fråga om uppgifter som hänför sig till upphandlingar.
(Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, särskilt 6 §, 7 § och 11 § 6 punkten)
Övrigt:
- På upphandlingskontrakt tillämpas avtalsrättsliga principer.
- Webbplatsen Uphandling.fi erbjuder information och stöd till upphandlande enheter och den innehåller rättsfall utifrån vilka områdena kan få svar på enskilda frågor.
Ett välfärdsområde är ett offentligrättsligt samfund med självstyrelse inom sitt område.
Välfärdsområdena är verksamma genast när lagarna träder i kraft, så de organ som finns under verkställighetstiden omfattas av samma skyldigheter som de upphandlande enheterna när de ingår upphandlingar och avtal.
Välfärdsområdets behörighet utövas i inledningsskedet av det temporära beredningsorgan för det nya välfärdsområdet (Vate) som agerar som behörigt organ tills de ordinarie organen i området har valts och inlett sin verksamhet.
Vid upphandling som görs i kommuner och samkommuner och som gäller det framtida välfärdsområdets verksamhetsområde är det bra att beakta det kommande välfärdsområdets behov och föra diskussioner med de aktörer som bereder ärendet.
För den frivilliga beredningens del kan upphandlingar för välfärdsområdets behov också göras av aktörer inom området, såsom sjukvårdsdistrikt eller kommuner i området, förutsatt att den framtida användningen, överföringen av avtal och upphandlingslagen beaktas vid upphandlingen. I dessa fall är då den organisation som genomför upphandlingen eller de organisationer som deltar i en gemensam upphandling upphandlande enheter.
Utredning av det avtalsmässiga utgångsläget i området
1. Sammanföring av avtalen i området
- Utredningar om de avtal och förpliktelser som överförs inhämtas från kommunerna.
- Kommunerna är enligt 26 § i införandelagen skyldiga att lämna en utredning vars bakre gräns är först den 28 februari 2022. Detta arbete bör inledas så tidigt som möjligt så att det ska finnas tillräckligt med tid för att genomföra upphandlingarna.
- Avtal som inte stöder fullgörandet av välfärdsområdets organiseringsansvar identifieras (29 § i införandelagen).
2. Identifiering av avtal som kan utnyttjas och avgränsning av problemområden
- Avtal som fortfarande är i kraft 1.1.2023 och som konkurrensutsatts i enlighet med upphandlingslagen identifieras.
- Av dessa avtal identifieras de vilkas återstående värde gör det möjligt att utnyttja dem och/eller som kan utvidgas (41 § i lagen om offentlig upphandling och koncession, 136 § ändring av upphandlingskontrakt samt 25 § tröskelvärden).
- Utnyttjandet av sjukvårdsdistriktens avtal kan ha potential under övergångsperioden innan avtalen officiellt överförs.
- Man bör komma ihåg att utnyttjandet/utvidgningen av de nuvarande avtalen alltid också kräver avtalsförhandlingar med leverantören/leverantörerna.
Identifiering av upphandlingsbehov och eventuellt genomförande av upphandlingen
1. Identifiering av upphandlingsbehov och (tidsmässig) prioritering
- Fastställande av objekt som är nödvändiga för upphandlingen och som inte kan lösas med befintliga avtal.
2. Val av upphandlingsmetod (egen konkurrensutsättning, gemensam upphandling*)
- Om andra organiseringsalternativ inte är användbara och om välfärdsområdet bedömer att avtalen inte säkerställer tjänsteproduktionen, och grunderna för direktupphandling i upphandlingslagen inte kan tillämpas på avtalen, ska välfärdsområdet utan obefogat dröjsmål inleda ett upphandlingsförfarande enligt upphandlingslagen.
- Mest brådskande är de tjänster som är kritiska antingen med tanke på inledandet av förvaltningens verksamhet i välfärdsområdet verksamhet eller med tanke på säkerställandet av kontinuiteten hos tjänster som omfattas av välfärdsområdets organiseringsansvar.
3. Genomföring upphandlingen i enlighet med upphandlingslagen med beaktande av de paragrafer i införandelagen som gäller upphandlingar
I 25 § i lagen om införande av reformen (lagen om genomförande av social- och hälsovårdsreformen och räddningsväsendet och om införande av den lagstiftning som gäller reformen 616/2021) föreskrivs det om överföring av avtal och ansvar som är bindande för kommunen till välfärdsområdet.
Avtalen om ordnande av social- och hälsovård samt räddningsväsendet överförs till välfärdsområdet 1.1.2023, om inte välfärdsområdet och kommunen kommer överens om något annat. Till välfärdsområdet överförs således i princip de avtal och ansvar som hänför sig till de uppgifter som hör till dess organiseringsansvar direkt som universalsuccession med stöd av lag. I paragrafen föreskrivs också om vissa undantag som gäller överföring av avtal.
Om det inom området övervägs om ett avtal ska ändras eller delas upp t.ex. i en situation där avtalet även hänför sig till andra kommunala uppgifter än sådana som överförs till välfärdsområde, ska avtalsvillkoren och bestämmelserna i upphandlingslagen beaktas. I upphandlingslagen föreskrivs bland annat om förutsättningarna för ändring av ett kontrakt under avtalsperioden (136 § i upphandlingslagen).
I 26 § i införandelagen finns bestämmelser om kommunens utredning. Kommunen ska senast den 28 februari 2022 göra en utredning och informera välfärdsområdet om den egendom, de avtal och det ansvar som överförs och de lokaler som hyrs hos kommunen.
I 28 § i införandelagen finns bestämmelser om välfärdsområdets beslut. Regionfullmäktige behandlar den i 26 § avsedda utredningen senast den 31 mars 2022 och beslutar utifrån den om överföring av lös egendom, semesterlöneskuld, avtal och ansvar som avses i 22 –25 § till välfärdsområdet och på välfärdsområdets ansvar.
I 38 § i införandelagen föreskrivs om anmälan till borgenärer och avtalsparter. Välfärdsområdet ska på grund av övergången senast den 30 april 2022 sända en skriftlig anmälan till borgenärerna och avtalsparterna om de skulder, ansvar och avtal som överförs på dess ansvar.
Gällande avtal kan eventuellt ändras, om något av följande villkor uppfylls (Upphandlingslagen 136.2 §):
- Ändringen baserar sig på de avtalsvillkor som var kända under upphandlingsförfarandet och som nämns i upphandlingsdokumenten eller på villkoren för ändring av dem.
- Det blir nödvändigt att den ursprungliga avtalsparten tillhandahåller tilläggstjänster som inte ingick i det ursprungliga kontraktet och om det av ekonomiska eller tekniska skäl inte är möjligt att byta avtalspartner och detta skulle medföra betydande olägenheter eller betydande överlappningar av kostnaderna för den upphandlande enheten.
- Ändringsbehovet beror på omständigheter* som en omsorgsfull upphandlande enhet inte har kunnat förutse och ändringen påverkar inte upphandlingsavtalets allmänna karaktär.
- En mindre avtalsändring som underskrider de nationella tröskelvärdena för de tjänster som avses i bilaga E till upphandlingslagen (107 § i lagen om offentlig upphandling) eller EU:s tröskelvärden vid annan upphandling påverkar inte kontraktets allmänna karaktär (136.2 § 5 k i lagen om offentlig upphandling).
Det lönar sig också att bekanta sig med förteckningen över ändringar som inte får göras under avtalsperioden i 136.1 § i upphandlingslagen.
Läs mera om ändring av upphandlingskontrakt under avtalsperioden.
* Social- och hälsovårdsreformen räcker inte ensam som en omständighet i detta sammanhang (Högsta förvaltningsdomstolens svar på begäran om utlåtande om utkastet till regeringens proposition till riksdagen med förslag till lagstiftning om en reform av ordnandet av social- och hälsovården och räddningsväsendet och om inrättande av landskap; på finska)
Det kan vara möjligt att utvidga avtalen endast i en situation där alla aktörer inom området har ingått avtal om samma tjänst med samma leverantör, dvs. då det är fråga om sammanslagning av avtal, eller då en utvidgning av avtalet har beaktats vid den ursprungliga konkurrensutsättningen.
Regionala aktörers (t.ex. sjukvårdsdistrikt) avtal kan utnyttjas beroende på avtalsvillkoren. Vid utnyttjandet av avtalen ska man beakta avtalens giltighetstid, upphandlingens ursprungliga omfattning och upphandlingens deklarerade totala värde samt det faktum att kontraktet ursprungligen ingåtts i enlighet med upphandlingslagen. I avtalen anges ofta att om verksamheten helt eller delvis överförs, kan också avtalen överföras. Detta innebär dock inte att avtalet också kan tillämpas på all annan verksamhet som överförs.
Det är inte möjligt att utvidga användningen av avtal som ingåtts av en eller flera kommuner till att omfatta hela välfärdsområdet, eftersom det är fråga om en betydande ändring* av avtalet enligt upphandlingslagen.
Möjligheterna att utnyttja regionalt konkurrensutsatta upphandlingar i räddningsverkets verksamhet beror på hur upphandlingen definieras, t.ex. om de aktörer som utnyttjar upphandlingen eller användarnas branscher angetts tydligt i avtalen.
I princip kan avtal slås samman endast i fråga om avtal som överförs till välfärdsområdet och först när avtalen har överförts till välfärdsområdet.
* Ändringar av avtal och tilläggsanskaffningar som är tillåtna enligt 136 § i upphandlingslagen
Ramavtal kan användas endast av de aktörer som är parter i ramavtalet eller, i fråga om ramavtal mellan inköpscentraler, av aktörer som har identifierats som berättigade att använda ramavtalet (upphandlingslagen 42 och 43 §).
Det är i vissa fall möjligt att ansluta sig till dynamiska upphandlingssystem under upphandlingssystemets giltighetstid, men varje ny upphandling som sker via dem ska konkurrensutsättas separat i enlighet med villkoren i upphandlingssystemet (upphandlingslagen 49-52 §).
Inköpscentraler kan utnyttjas i enlighet med de villkor som nämnts ovan.
Möjligheterna att utnyttja Hansels inköpssystem
Välfärdsområdena ska bli kunder hos Hansel genom en ändring av lagen om aktiebolaget Hansel Ab (1096/2008) (RP 56/2021). Efter lagändringen kan välfärdsområdena vara kunder hos Hansel och således också utnyttja Hansels dynamiska inköpssystem och ramavtal.
När det gäller ramavtal bör man dock beakta att man alltid måste ansluta sig till dem på förhand.
I dynamiska inköpssystem används också vissa dynamiska inköpssystem där kundkretsen har begränsats. I de dynamiska inköpssystem som är offentliga för närvarande har också välfärdsområdena beaktats som potentiella kunder.
Det temporära beredningsorganet och senare välfärdsområdesfullmäktige kan göra upphandlingar och ingå avtal i egenskap av representant för välfärdsområdet (10 § i verkställighetslagen).
Beredningsorganets behörighet har begränsats så att det kan ingå avtal som binder välfärdsområdet endast för viss tid så att tidsfristen slutar gälla senast den 31 december 2023. Som tidsbegränsade avtal betraktas också sådana avtal om köp av aktier där det har avtalats om skyldighet att återlösa aktier utan någon särskild ersättningsskyldighet, om välfärdsområdet inte vill fortsätta att äga aktierna efter utgången av den ovan nämnda tidsfristen.
Beredningsorganet ska vid behov i avtalen inkludera sådana bestämmelser om avtalets giltighetstid (optioner) som gör det möjligt för välfärdsområdena att förlänga giltighetstiden för viss tid utan nytt upphandlingsförfarande.
Eventuella direktupphandlingar ska genomföras i enlighet med upphandlingslagen (40 § i lagen om offentlig upphandling).
Det lönar sig att överväga gemensamma upphandlingar från fall till fall med hänsyn till identifierade behov. 10 § i införandelagen möjliggör avtal till utgången av 2023 år.
Det kan löna sig för välfärdsområdena att samarbeta i vid beredningen av likartade upphandlingar. Beredningen bör inledas i god tid.
I vissa fall kan det vara förnuftigt att utnyttja t.ex. Hansel eller regionala upphandlingsenheter.
Flera av Hansel Ab:s gemensamma upphandlingar står till välfärdsområdenas förfogande och dessutom erbjuder Hansel Ab experttjänster för kundspecifika konkurrensutsättningar.
Enligt 8 § i införandelagen ska den myndighet som tillsatt organet för temporär beredning (VATE) (ett sjukvårdsdistrikt som regionen kommit överens om eller som avses i 3 §) tillhandahålla beredningsorganet lokaler och nödvändiga förvaltningstjänster.
Den myndighet som tillsatt organet ordnar åt organet den förvaltning som myndigheten tillhandahåller på samma sätt som sina egna förvaltningstjänster genom sina egna avtal, om avtalsvillkoren tillåter det.
Anvisningarna gäller endast de tjänster som behövs för det temporära organets egen verksamhet, inte det temporära organets beredning av verksamheten inom välfärdsområdet. De tjänster som välfärdsområdet behöver planeras och skaffas separat i enlighet med vad som beskrivs under avsnittet andra frågor.
Rådgivningsenheten för offentlig upphandling (JHNY) betjänar i upphandlingslagen avsedda upphandlande enheter i frågor som gäller offentlig upphandling.
- Mer information om upphandlingar finns på www.upphandling.fi.
- Kommunerna och regionerna kan kontakta e-posttjänsten [email protected] i enskilda frågor som gäller kommuner/regioner.
Hansel Ab tillhandahåller sakkunnigtjänster för beredningen av gemensam upphandling.
DigiFinland kan på grund av sin ställning genomföra gemensamma upphandlingar som erbjuds alla områden. Beslut om DigiFinlands roll har ännu inte fattats.