Vanliga frågor om statsunderstödet för IKT-förändringen

Förskott på det beviljade beloppet kan betalas till den del området kan motivera behovet av förskottsbetalning. 

I synnerhet beskrivningen av behovet av förskott och motiveringarna till det är viktiga. Enligt 12 § 2 mom. i statsunderstödslagen kan förskott betalas endast om det är motiverat med tanke på användningen av statsunderstödet.  Motiveringarna kan till exempel vara räkningar som förfaller före det angivna betalningsdatumet eller andra förpliktelser. 

Projektförvaltaren ska alltid lämna in ansökan om utbetalning inom den tid som anges i beslutet. På det sättet kan man utreda användningen av förskott och övervaka att projektet genomförs. 
 

I fråga om finansieringen för förberedelser fattas ett separat beslut, dvs. området kan använda den sammanlagda summan av beloppen i de två besluten. Besluten är dock sammanlänkade eftersom hela det understödsbelopp som beviljats i förskottsbeslutet måste ha använts eller vara bundet innan det egentliga understödet kan betalas ut. Detta anges också i beslutshandlingen om det understöd som beviljats först. 

Anskaffningar eller investeringar ska hänföra sig till någon IKT-förändring inom social- och hälsovården och vara nödvändiga med tanke på genomförandet av ändringarna. 

Anskaffningar ska anmälas i samband med att projektplanerna uppdateras genom att uppdatera blanketten för bedömningen av kostnaderna för IKT-ändringarna så att den motsvarar den finansiering som beviljats genom ministeriets statsunderstöd. Det krävs inget separat godkännande av anskaffningarna eller investeringarna. 

På basis av den uppdaterade projektplanen bedömer ministeriet vikten av anskaffningarna och investeringarna och hur bra de uppfyller villkoren i understödsbeslutet. Om något är oklart ska projektövervakaren kontakta välfärdsområdet. 
 

Det statsunderstöd som beviljats till välfärdsområdet kan fördelas till de delgenomförare som anges i beslutet. Delgenomförare kan vara till exempel kommuner eller samkommuner.  

I understödsbesluten anges de som kan vara projektets delgenomförare. Delgenomförarna ska utföra anskaffningar enligt sina egna avtal och anteckna kostnaderna i den egna projektbokföringen. Delgenomföraren gör också ansökan om utbetalning för dessa projektkostnader, och sänder ansökan till projektförvaltaren. Projektförvaltaren sammanställer kostnaderna i en enda ansökan om utbetalning.  

Statsunderstödet överförs till de delgenomförare som har deltagit i projektet. Pengarna kan betalas till delgenomföraren 

Att understödet betalas ut i efterhand betyder att utbetalningen sker på basis av utfallet två gånger i året. För projektet kan sökas förskott. Ansökan om förskottsbetalning ska lämnas till social- och hälsovårdsministeriets registratorskontor enligt den anvisning som ministeriet bifogar. I förskottsbetalningsansökan ska man motivera varför man behöver förskott på det ansökta beloppet. Projektförvaltaren ska dock alltid lämna in ansökan om utbetalning inom den tid som anges i beslutet. På det sättet kan man utreda användningen av förskott och övervaka att projektet genomförs.

I beslutsvillkoren konstateras det att projektbokföringen ska tydligt kunna rapporteras separat från mottagarens övriga bokföring. Om de lönekostnader som gäller projektet inte anges separat i bokföringen, uppfyller verksamheten inte villkoret i beslutet. Utan en projektbokföring är det svårt att senare påvisa hur procentandelen använts, och därmed kan användningen inte godkännas. 

Det är möjligt att sammanslå ekonomiuppföljningen av understödet och såddfinansieringen (även ansökningarna om utbetalning). 

Enligt finansieringsvillkoren är kostnader för omfattande anskaffningar av nya klient- eller patientdatasystem inte godtagbara utgifter.  

För att en anskaffning av ett informationssystem som görs i samband med en konsolidering ska kunna beviljas finansiering måste man kunna motivera att anskaffningen är nödvändig och kostnadseffektiv och att den beror på att organiseringsansvaret överförts.  

Innan anskaffningen inleds lönar det sig att kontakta tillsynsmyndigheten i området, som prövar beviljandet av stöd i specifika fall. 
 

Anskaffningar ska anmälas i samband med att projektplanerna uppdateras genom att uppdatera blanketten för bedömningen av kostnaderna för IKT-ändringarna så att den motsvarar den finansiering som beviljats genom ministeriets statsunderstöd. Det krävs inget separat godkännande av anskaffningarna eller investeringarna.

På basis av den uppdaterade projektplanen bedömer ministeriet vikten av anskaffningarna och investeringarna och hur bra de uppfyller villkoren i understödsbeslutet. 

Om något är oklart ska projektövervakaren kontakta välfärdsområdet.

Enligt understödsbeslutet är projektaktörerna skyldiga att iaktta upphandlingslagstiftningen, och projektförvaltarna skyldiga att se till att understödet används i enlighet med förordningen.   
 

Vid upphandlingar som hänför sig till verkställandet av välfärdsområdena och beredningen av detta ska man följa upphandlingslagen. I den anges också förutsättningarna och villkoren för direktupphandling. (Lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016)

Statsunderstöd kan beviljas till mottagarens egen verksamhet eller egna projekt eller för att användas för att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än mottagaren och som uppfyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet. Om statsunderstöd beviljas för att användas för att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än mottagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, ska mottagaren ingå ett avtal om statsunderstödets användning, övervakningen av dess användning och villkoren för dessa med den som genomför verksamheten eller projektet. 

I TUVE-lagen (lagen om verksamheten i den offentliga förvaltningens säkerhetsnät) föreskrivs det om ensamrätten att producera TUVE-tjänster (9 och 11 §).  Enligt 17 § i upphandlingslagen (lagen om offentlig upphandling och koncession) behöver sådana tjänsteupphandlingar som grundar sig på ensamrätt inte konkurrensutsättas. 

Uppdatera blanketten bedömning av ändringskostnader för IKT-projekt, om projektets framskridande väsentligt ändras från er ursprungliga plan. Lämna in den uppdaterade blanketten till SHM: s registratorskontor.

Den kommun som sköter bokföringen och penningtrafiken är ur ett förvaltningsperspektiv en delgenomförare. Om de anställda har ett officiellt avtal med kommunen anses kommunen vara en delgenomförare. Projektförvaltaren (välfärdsområdet) ska så som anges i beslutet ingå ett avtal med kommunen om överföring av understödet.  

Ja. Personerna måste kunna påvisa att hälften av deras arbetstid har använts för projektet. Om det är fråga om en deltidsanställd behövs ingen separat bokföring av timmarna.   

För IKT-ändringsprojekt förutsätts ingen separat slutrapport om innehållet i de understöd som SHM eller FM beviljar.

Avtal om överföring av understöd (mall):

Om frågan hänvisar till punkten ”utbetalning av understöd” i avtalsmodellen för delgenomförare, ska ”enligt utfallet i ansökan om utbetalning” godkännas, precis som frågeställaren konstaterar.

Avtalsmallen som bifogats beslutet är en mall som kan redigeras (och ofta lönar det sig att redigera den så att den passar det egna projektet).

Understöd som beviljats i form av projektunderstöd (exkl. förskott) betalas alltid i efterskott enligt de faktiska och godtagbara kostnaderna. Man kan alltså inte på förhand komma överens om en viss summa per utbetalningsperiod, som överförs till delgenomföraren. Utbetalningsansökningarna handläggs och betalas när de inkommit till regionförvaltningsverket i Sydvästra Finland, i regel i den ordning de kommit in. 

Som det konstateras i statsunderstödsbeslutet ska projektförvaltaren ingå ett avtal om användningen av understödet med varje delgenomförare och sända avtalen till Regionförvaltningsverket i Sydvästra Finland senast fyra månader efter delfåendet av beslutet. Om projektförvaltaren tills dess inte kan göra upp delgenomförarspecifika uppskattningar av understödsbeloppet, kan det i avtalet antecknas att det kompletteras då uppgifterna preciseras. 

Avtalet ingås mellan projektadministratören och delgenomförarna. I projekt där det finns delgenomförare rekommenderas det att man i ett så tidigt skede som möjligt avtalar om ett maximibelopp för understödet per delgenomförare.

Projektplan som ska uppdateras

Om det är fråga om en projektplan som uppdaterats är det väsentligaste att den uppdaterade övergripande budgeten motsvarar det understöd som beviljats projektet.
 

Understödstagarna kan använda förändringsfinansieringen till nödvändiga kostnader för ändringar i och inrättandet av abonnemang och tjänster enligt lagen om verksamheten i den offentliga förvaltningens säkerhetsnät (10/2015, TUVE-lagen) i samband med reformen av social- och hälsovården och räddningsväsendet till den del kostnaderna föranleds av ikraftträdandet av lagstiftning om reformen. 

I enlighet med TUVE-lagen är bland annat räddningsverken skyldiga att använda nät- och infrastrukturtjänster samt informations- och kommunikationstekniska tjänster i förvaltningens säkerhetsnät. I enlighet med övergångsbestämmelserna i TUVE-lagen ska myndigheten ta i bruk säkerhetsnätets tjänster senast när serviceavtalet för en tjänst som anskaffats självständigt och som motsvarar tjänsten i fråga har löpt ut.

Förändringsfinansieringen kan således användas för kostnaderna för ibruktagandet av TUVE-tjänsterna till den del de baserar sig på fullgörandet av skyldigheten att använda TUVE och även i övrigt är förenliga med villkoren för understödet.
 

Det är inte möjligt att ge ett entydigt svar på frågan, eftersom det omfattar prövning från fall till fall.

Enligt finansieringsvillkoren är kostnader för omfattande anskaffningar av nya klient- eller patientdatasystem inte godtagbara utgifter. 

För att en anskaffning av ett informationssystem som görs i samband med en konsolidering ska kunna beviljas finansiering måste man kunna motivera att anskaffningen är nödvändig och kostnadseffektiv och att den beror på att organiseringsansvaret överförts. 

För att göra en bedömning från fall till fall lönar det sig att kontakta tillsynsmyndigheten i området.
 

I enlighet med statsunderstödsbesluten har understödet beviljats som en helhet och det har inte närmare definierats hur mycket av understödet som kan användas för de olika delarna av projektet. Således riktar arbetstagaren också vid arbetstidsuppföljningen sin arbetstid till en projektkod eller motsvarande, det vill säga arbetet går till projektet i sin helhet.

Av området förutsätts i arbetstidsuppföljningen inte någon som helst uppdelning i olika delar (t.ex. uppgiftshelheter eller uppgifter), utan arbetena bokförs för hela projektet. 
 

Det finns ingen bestämd struktur på pärmbladet. Av pärmbladet bör framgå vem som söker understödet och vilket understöd ansökan gäller, och pärmbladet ska vara undertecknat av en behörig person.

Vid den påskyndade ansökningsomgången beviljas varje sökande understöd på basis av ansökan, men så att det slutliga understödsbeloppet är högst 1 miljon euro per sökande. Det understöd som beviljas vid den påskyndade ansökningsomgången blir under 1 miljon euro om de behov som presenterats underskrider detta belopp.

Vid den kommande ansökningsomgången är det möjligt att söka understöd för funktioner som ingår i samma helhet, förutsatt att det framgår av ansökan att det understöd som söks inte överlappar det understöd som redan beviljats. Man kan få understöd för nya eller ökade kostnader.

Om statsunderstöd beviljas för att användas för att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än understödstagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, ska statsunderstödstagaren ingå ett avtal om statsunderstödets användning, övervakningen av dess användning och villkoren för dessa med den som genomför verksamheten eller projektet. I un-derstödsbeslutet fastställs huruvida understödstagaren får överföra understödet till andra och till vilka juridiska eller fysiska personer det kan överföras (delgenomförare). Man ska komma ihåg att understödstagarna och delgenomförarna måste uppfylla kraven på behöriga sökande, dvs. vara ett välfärdsområde, HUS-sammanslutningen, Helsingfors stad eller samkommunen för Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt. Enligt förordningen kan inga andra kommuner eller samkommuner än Helsingfors stad beviljas understöd.

Om förbundet i fråga är en annan juridisk person än välfärdsområdet och inte en sådan aktör som anges som understödstagare i förordningen, kan det inte söka eller ta emot understödet, och under-stödet kan inte heller överföras för att användas av förbundet. Projektadministratören kan bytas ut under projektperioden, men det förutsätter alltid ett beslut av social- och hälsovårdsministeriet. Understödstagaren kan således inte själv bestämma att överföra projektadministratörens ansvar till en annan juridisk person. Den mottagare som anges i beslutet om statsunderstödet är alltid fullt ansvarig inför statsbidragsmyndigheten för att statsunderstödet används korrekt.