Tulevaisuuden sote-keskuksen ja sote-rakenneuudistuksen hankkeiden toteutukseen liittyvät kysymykset

Alla on listattuna valtionavustusta saavien hankkeiden toteutukseen liittyviä kysymyksiä ja vastauksia. Vastaukset pätevät molempiin hankkeisiin, ellei vastauksessa ole toisin eritelty. 

Talous

Hankkeen hallinnointikustannukset voivat olla hankkeelle kohdennettuja yleiskustannuksia, joina hyväksytään taloushallinnon, henkilöstöhallinnon sekä muut vastaavat hankkeen käyttämien tukipalveluiden kustannukset. Hallinnointikustannukset tulee osoittaa kohdentamisperusteet (jakoperusteet) sisältävällä laskelmalla. Hankkeen yleiskustannuksiksi ei hyväksytä hanketta hallinnoivan organisaation luottamustoimielimien tai johdon kustannuksia, ellei luottamustoimielin toimi esimerkiksi hankkeen ohjausryhmänä. 


Valtionavustukseen oikeuttavia kotimaan matkakustannuksia ovat hankkeen työntekijöiden, asiantuntijapalveluiden tarjoajien, kuten kouluttajien, sekä hankkeen ohjausryhmän jäsenten ja varajäsenten matkakulut. Näihin voi kuulua myös työryhmien jäsenten matkakulut sen mukaan kuin hankkeessa päätetään. Matkakulujen tulee olennaisesti liittyä hankkeen tavoitteiden toteuttamiseen. Matkustuksessa tulee noudattaa toimialojen yleistä matkustussääntöä (esim. KVTES) ja työnantajan ohjeistusta. Matkakuluihin voidaan sisällyttää kokouspalkkiot, matkakorvaukset ja ansionmenetyskorvaukset.


Hankehenkilöstön työhuoneiden vuokrien osalta vyörytykset tehdään esim. käytetty-jen neliöiden suhteessa. Laskenta- ja kohdentamisperusteet tulee löytyä. Jos vuoden aikana käytetään suunnitelmalukuihin perustuvia laskelmia, niin viimeistään tilinpäätöksessä ne tulee oikaista vastaamaan toteutuneita lukuja.


Päätöksessä on eritelty osuudet, jotka avustuksesta maksetaan valtion talousar-viomomentilta 33.60.39.12 (tulevaisuuden sote-keskus) ja 33.03.31.02 (tulevaisuuden sote-keskus/lape). Tulevaisuuden sote-keskuksen momentille voi sisältyä myös lasten, nuorten ja perheiden palveluiden kehittämiseen kohdistuvia kustannuksia. Hankkeen talousarviota ei siis tarvitse sopeuttaa tältä osin (eli lapen osuutta ei tarvitse talousarvi-ossa ja hankesuunnitelmassa pienentää). Jos lape-kustannuksia syntyy enemmän kuin lape-momentille määritelty osuus on, loput kustannukset maksetaan tulevaisuuden sote-keskuksen momentilta. 


Osa-aluekohtaisen enimmäismäärän saa laskemalla: alkuperäinen avustusmäärä * 1,05 = osa-aluekohtainen enimmäismäärä, kuitenkin siten, ettei kumpikaan osa-alueista 2 tai 3 muutu yli 5 % alkuperäisen päätöksen summasta. Huomioitavaa on, että tämä koskee siis vain osa-alueita 2 (johtamisen ja ohjauksen kehittäminen) ja 3 (toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla). 

Esimerkki: Hankepäätöksessä on myönnetty 2 M€ osa-alueeseen 2 ja 3 M€ osa-alueeseen 3. Hakija haluaa siirtää osa-alueelta 3 rahoitusta osa-alueelle 2. Tällöin osa-alueen 2 uusi enimmäismäärä on 2,1 M€, ja osa-alueen 3 uusi määräraha on 2,9 M€, jolloin kummankaan osa-alueen summa ei muutu yli 5 % ja kokonaissumma pysyy entisessä.
 


Talousarvioon budjetoidut vuosikohtaiset ja menolajikohtaiset menoarviot eivät ole sitovia. Määrärahoja voi joustavasti käyttää, kunhan sillä ei ole vaikutusta itse hankesuunnitelmaan. Kustannusten on päätöksen mukaisesti oltava määrältään kohtuullisia ja tarpeellisia hankkeen toteuttamisen näkökulmasta. Huomioitava on kuitenkin päätöksessä olevat mahdolliset muut rajoitukset, esimerkiksi rakenneuudistushankkeessa eri osa-alueisiin käytettävissä olevat määrärahat.


Mikäli hankehallinnoija tarvitsee valtionavustusennakkoa, tulee sen tehdä asiasta ha-kemus Lounais-Suomen aluehallintovirastolle (yhteystiedot päätöksessä). Vapaamuo-toinen hakemus sähköpostitse on riittävä. Hakemuksessa tulee olla viittaus valtionavustuspäätökseen ja päätöksen asianumero (diaarinumero), lyhyt perustelu ennakkomaksun tarpeesta, haettavan ennakon määrä, tiedot kenelle ennakkoa haetaan (jos muu kuin hankehallinnoija) ja yhteystiedot. Ennakkoa voi hakea maksimissaan noin yhden vuoden hankebudjettiin suhteutetun määrän. 


Hankkeeseen palkatun henkilöstön käyttöön tulevat työvälineet, kuten työpöytä, tuoli, tietokone ja matkapuhelin sekä niiden käytöstä aiheutuvat kustannukset ovat valtion-avustukseen oikeuttavia kustannuksia. Neuvottelutilojen kalustuksessa tulee käyttää erityistä harkintaa. Lounais-Suomen aluehallintoviraston kanssa tulee neuvotella hankinnoista ennen niiden tekemistä. 


Hankkeelle kuuluvat kaikki menot kirjataan hankkeen kirjanpitoon. Rakenneuudistus-hankkeissa valtionavustus kattaa 80 % toteutuneista avustukseen oikeuttavista me-noista. Loppu 20 % jää toteuttajalle itse maksettavaksi, tavalla tai toisella. Hankkeen päättyessä tuloslaskelma näyttää 20 % verran miinusta, mikäli tilille ei ole tehty lasken-nallisia omarahoituskirjauksia. Ministeriö ei edellytä, että omarahoituksen pitäisi näkyä hankkeen kirjanpidossa erikseen. Kaupungilla/kunnilla/kuntayhtymillä voi kuitenkin olla omia käytäntöjään tässä suhteessa.


Hankinnat

Avustuspäätös on sitova asiakirja, sen sisältö ratkaisee. Ohjeella on yritetty selventää kysymyksiä, joita päätösteksti on nostanut esiin. 

Muiden kuin tietoteknologian kehittämiseen liittyvien hankintojen osalta ohje yrittää antaa esimerkkejä millaisissa tilanteissa on syytä varmistaa Lounais-Suomen aluehallintovirastolta, voidaanko hankinta hyväksyä hankkeelle. Hankinnat joiden hyväksyttävyys mietityttää kannattaa aina olla yhteydessä. Kategorisesti kaikkia hankintoja ei tarvitse hyväksyttää, ohjeessa mainitut asiat on tarkoitettu esimerkeiksi. 
 


Valtionavustuksella voi hankkia ostopalveluita järjestöiltä, säätiöiltä tai yksityisiltä yrityksiltä silloin, kun ostopalvelu on avustuksen käyttötarkoituksen ja hankesuunnitelman mukainen. Valtionavustusta ei voi käyttää järjestöjen, säätiöiden tai yksityisten yritysten toiminnan kehittämiseen. Kustannuksia arvioidaan maksatushakemuksen yhteydessä. 


Hankehallinto

Jos vanhojen tietojen arkistointi on kirjattuna hyväksyttyyn ja päivitettyyn hankesuunnitelmaan, niin valmistelevat työt voidaan hankkeessa käynnistää. 
DigiFinland Oy on käynnistämässä vanhojen tietojen arkistoinnin projektin, kun siihen liittyvästä rahoituksesta on tehty päätös. Hankkeen tavoitteena on tukea valtionavusta hankkeita vanhojen tietojen arkistoinnissa mm. toteuttamalla hankintajärjestelmä vanhojen tietojen arkistoinnin toteuttamiseksi.


Henkilöstöasiat

Hankkeen työajanseurantaa voidaan tehdä Excel-muodossa, jos käytössä ei ole valmiita sähköisiä järjestelmiä. Työajanseurannan tulee olla tuntiperusteista, jatkuvaa (päivittäistä) ja kohdistua koko työajan jakautumiseen eri kustannuspaikkojen välillä. Hanke-työtuntien lisäksi myös muut tunnit on merkittävä päiväkohtaisesti. Muiden kuin han-ketuntien osalta ei tehtäviä tarvitse kuitenkaan raportoida.  Työntekijä ja esimies allekirjoittavat lomakkeen. Lomakkeen perusteella palkanlaskenta kohdistaa hankkeelle kuuluvat palkat oikein. Tilintarkastajat katsovat työajanseurantoja läpi, kun antavat hankkeen päätyttyä oman raporttinsa. Viimeistään tilinpäätöksessä henkilöstökulut tulee oikaista vastaamaan tehtyä työpanosta, jos vuoden aikana palkkoja on kohdistettu esim. prosenttiperusteisesti.


Kahdella eri hankkeella voi olla sama hanke-/projektipäällikkö, jos alueella katsotaan se tarkoituksenmukaiseksi. Kun henkilö työskentelee osa-aikaisesti eri hankkeissa, työajan käytöstä tulee pitää työajanseurantaa, jonka työntekijä ja esimies allekirjoittavat


Sopimukset

Valtionavustuslaki ja avustuspäätös edellyttävät, että hankehallinnoija tekee avustuksen siirtoa koskevan sopimuksen kaikkien niiden toimijoiden kanssa, joille avustusvaroja tullaan siirtämään. Toisin sanoen sopimus on tehtävä kaikkien niiden kanssa, jotka tulevat ilmoittamaan omia kustannuksiaan hankehallinnoijalle toimitettavilla maksatushakemuksilla (osatoteuttajat). Sopimus selkeyttää osatoteuttajien vastuita, oikeuksia ja velvollisuuksia. 

Sopimuspohjaa voi muokata, mutta kahden eri hankkeen kustannuksia ja sopimuksia ei ole hyvä sekoittaa, jotta kirjanpito ja asiakirjat pysyvät talouden osalta erillisinä, vaikka toiminta olisikin integroitu.