Tulevaisuuden sote-keskuksen ja sote-rakenneuudistuksen hankkeiden toteutukseen liittyvät kysymykset

Alla on listattuna valtionavustusta saavien hankkeiden toteutukseen liittyviä kysymyksiä ja vastauksia. Vastaukset pätevät molempiin hankkeisiin, ellei vastauksessa ole toisin eritelty. 

Talous

Kun on kyse projektityöntekijöiden projektin toteutukseen tarvitsemasta digitaalisesta työkalusta, sen kulut voidaan hyväksyä Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeelle. Palveluiden kehittämiseen liittyviä digitaalisia välineitä ei voi rahoittaa Tulevaisuuden sote-keskus -ohjelman rahoituksella. 


Kyllä voi silloin, kun heidän työskentelynsä on osa Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus –ohjelman mukaista hankesuunnitelmaa, se on kuvattuna ja siitä aiheutuvat kustannukset sisältyvät hankkeen talousarvioon.

Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus –ohjelman tavoitteita toteuttaviin toimenpiteisiin voi sisältyä käytännön tutkimusta, mikäli sillä on selkeä yhteys perustason sote-ammattilaisten työhön ja/tai palveluprosesseihin ja niiden kehittämiseen. Tutkimuksellisen osion tulisi tuottaa lisäarvoa alueellisen hankkeen omaan arviointiin. Tieteelliseen tutkimukseen valtionavustusta ei voi käyttää


Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeissa työskentelevät henkilöt voivat osallistua Tulevaisuuden sote-keskus -ohjelmalle kohdennettuihin kehittäjävalmennuksiin. Eli hankkeeseen palkattujen henkilöiden palkkamenot koulutukseen osallistumisen ajalta ovat valtionavustukseen oikeuttavia. Muiden henkilöiden palkkamenot koulutukseen osallistumisen ajalta eivät ole valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia, mutta koulutukseen osallistuvien sijalle voidaan tarvittaessa palkata hankerahoituksella sijaiset


Hanke voi maksaa kokemusasiantuntijakoulutuksen järjestämisestä aiheutuvat kohtuulliset kustannukset. Koulutuksen tulee olla hankesuunnitelman mukainen ja tarpeellinen hankkeen toteutumisen kannalta. 

Hankkeeseen kokemusasiantuntijana osallistuvalle henkilölle voidaan maksaa kohtuullinen palkkio ja korvata matkakulut. Kokemusasiantuntijatoiminnan tulee olla hankesuunnitelman mukainen ja tarpeellinen hankkeen toteutumisen kannalta.


Hankkeelle kuuluvat kaikki menot kirjataan hankkeen kirjanpitoon. Rakenneuudistus-hankkeissa valtionavustus kattaa 80 % toteutuneista avustukseen oikeuttavista me-noista. Loppu 20 % jää toteuttajalle itse maksettavaksi, tavalla tai toisella. Hankkeen päättyessä tuloslaskelma näyttää 20 % verran miinusta, mikäli tilille ei ole tehty lasken-nallisia omarahoituskirjauksia. Ministeriö ei edellytä, että omarahoituksen pitäisi näkyä hankkeen kirjanpidossa erikseen. Kaupungilla/kunnilla/kuntayhtymillä voi kuitenkin olla omia käytäntöjään tässä suhteessa.


Asukkaiden yhdenvertaisuuden varmistamiseksi kunnan tai kuntayhtymän järjestämisvastuulla olevia palveluita on voitava kehittää riippumatta siitä ovatko ne julkisen palveluntuottajan tuottamia vai yksityiseltä hankittuja. Kun toiminta on hankesuunnitelman mukaista ja kattaa hankealueen laajasti (ei pelkästään ulkoistettua toimintaa), voi ostopalvelun avulla toteutettava kehittämistoiminta ulottua myös ulkoistettuun tuottajaan enintään samassa määrin kuin vastaavaan julkiseen tuottajaan.   


Asukkaiden yhdenvertaisuuden varmistamiseksi kunnan tai kuntayhtymän järjestämisvastuulla olevia palveluita on voitava kehittää riippumatta siitä ovatko ne itse tuotettuja vai yksityiseltä hankittuja. Yksityisen tai kolmannen sektorin työnantajien henkilöstö voi osallistua hankkeessa järjestettävään koulutukseen silloin kun se on hankesuunnitelman mukaista ja hankkeen toteuttamisen kannalta tarkoituksenmukaista (tapauskohtaisesti harkittava). Hankehallinnoija tai osatoteuttaja voi viedä omiin kustannuksiinsa koulutusmaksun. Ulkoistettu toimija vastaa itse koulutuksen aikaisista palkka- ja matkakustannuksista.


Valtionavustukseen oikeuttavia kotimaan matkakustannuksia ovat hankkeen työntekijöiden, asiantuntijapalveluiden tarjoajien, kuten kouluttajien, sekä hankkeen ohjausryhmän jäsenten ja varajäsenten matkakulut. Näihin voi kuulua myös työryhmien jäsenten matkakulut sen mukaan kuin hankkeessa päätetään. Matkakulujen tulee olennaisesti liittyä hankkeen tavoitteiden toteuttamiseen. Matkustuksessa tulee noudattaa toimialojen yleistä matkustussääntöä (esim. KVTES) ja työnantajan ohjeistusta. Matkakuluihin voidaan sisällyttää kokouspalkkiot, matkakorvaukset ja ansionmenetyskorvaukset.


Hankehenkilöstön työhuoneiden vuokrien osalta vyörytykset tehdään esim. käytetty-jen neliöiden suhteessa. Laskenta- ja kohdentamisperusteet tulee löytyä. Jos vuoden aikana käytetään suunnitelmalukuihin perustuvia laskelmia, niin viimeistään tilinpäätöksessä ne tulee oikaista vastaamaan toteutuneita lukuja.


Hankkeen hallinnointikustannukset voivat olla hankkeelle kohdennettuja yleiskustannuksia, joina hyväksytään taloushallinnon, henkilöstöhallinnon sekä muut vastaavat hankkeen käyttämien tukipalveluiden kustannukset. Hallinnointikustannukset tulee osoittaa kohdentamisperusteet (jakoperusteet) sisältävällä laskelmalla. Hankkeen yleiskustannuksiksi ei hyväksytä hanketta hallinnoivan organisaation luottamustoimielimien tai johdon kustannuksia, ellei luottamustoimielin toimi esimerkiksi hankkeen ohjausryhmänä. 


Päätöksessä on eritelty osuudet, jotka avustuksesta maksetaan valtion talousar-viomomentilta 33.60.39.12 (tulevaisuuden sote-keskus) ja 33.03.31.02 (tulevaisuuden sote-keskus/lape). Tulevaisuuden sote-keskuksen momentille voi sisältyä myös lasten, nuorten ja perheiden palveluiden kehittämiseen kohdistuvia kustannuksia. Hankkeen talousarviota ei siis tarvitse sopeuttaa tältä osin (eli lapen osuutta ei tarvitse talousarvi-ossa ja hankesuunnitelmassa pienentää). Jos lape-kustannuksia syntyy enemmän kuin lape-momentille määritelty osuus on, loput kustannukset maksetaan tulevaisuuden sote-keskuksen momentilta. 


Osa-aluekohtaisen enimmäismäärän saa laskemalla: alkuperäinen avustusmäärä * 1,05 = osa-aluekohtainen enimmäismäärä, kuitenkin siten, ettei kumpikaan osa-alueista 2 tai 3 muutu yli 5 % alkuperäisen päätöksen summasta. Huomioitavaa on, että tämä koskee siis vain osa-alueita 2 (johtamisen ja ohjauksen kehittäminen) ja 3 (toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla). 

Esimerkki: Hankepäätöksessä on myönnetty 2 M€ osa-alueeseen 2 ja 3 M€ osa-alueeseen 3. Hakija haluaa siirtää osa-alueelta 3 rahoitusta osa-alueelle 2. Tällöin osa-alueen 2 uusi enimmäismäärä on 2,1 M€, ja osa-alueen 3 uusi määräraha on 2,9 M€, jolloin kummankaan osa-alueen summa ei muutu yli 5 % ja kokonaissumma pysyy entisessä.
 


Talousarvioon budjetoidut vuosikohtaiset ja menolajikohtaiset menoarviot eivät ole sitovia. Määrärahoja voi joustavasti käyttää, kunhan sillä ei ole vaikutusta itse hankesuunnitelmaan. Kustannusten on päätöksen mukaisesti oltava määrältään kohtuullisia ja tarpeellisia hankkeen toteuttamisen näkökulmasta. Huomioitava on kuitenkin päätöksessä olevat mahdolliset muut rajoitukset, esimerkiksi rakenneuudistushankkeessa eri osa-alueisiin käytettävissä olevat määrärahat.

Talousarviota ei tarvitse päivittää, eikä kohtuullisista muutoksista tarvitse antaa virallista ilmoitusta ministeriöön tai AVI:in, vaikka kustannukset eivät toteutuisi vuonna 2020 suunnitellusti. Hyväksytyn talousarvion vuoden 2020 kustannukset ovat käytettävissä myös vuonna 2021 ilman siirtotoimenpiteitä tai talousarvion muuttamista.


Mikäli hankehallinnoija tarvitsee valtionavustusennakkoa, tulee sen tehdä asiasta ha-kemus Lounais-Suomen aluehallintovirastolle (yhteystiedot päätöksessä). Vapaamuo-toinen hakemus sähköpostitse on riittävä. Hakemuksessa tulee olla viittaus valtionavustuspäätökseen ja päätöksen asianumero (diaarinumero), lyhyt perustelu ennakkomaksun tarpeesta, haettavan ennakon määrä, tiedot kenelle ennakkoa haetaan (jos muu kuin hankehallinnoija) ja yhteystiedot. Ennakkoa voi hakea maksimissaan noin yhden vuoden hankebudjettiin suhteutetun määrän. 


Hankkeeseen palkatun henkilöstön käyttöön tulevat työvälineet, kuten työpöytä, tuoli, tietokone ja matkapuhelin sekä niiden käytöstä aiheutuvat kustannukset ovat valtion-avustukseen oikeuttavia kustannuksia. Neuvottelutilojen kalustuksessa tulee käyttää erityistä harkintaa. Lounais-Suomen aluehallintoviraston kanssa tulee neuvotella hankinnoista ennen niiden tekemistä. 


Hankinnat

STM ei voi antaa lupaa jättää hankintaa kilpailuttamatta, jos se hankintalain mukaan tulee kilpailuttaa. STM ei myöskään ota etukäteisesti kantaa siihen, ovatko hankkeiden suunnitelmat hankintalain mukaisia. Hankkeen toimijat vastaavat itse hankintalain noudattamisesta.

Valtionavustuspäätöksen mukaan yli 20 000 euron hankinnoista tulee pyytää useampi tarjous. Myös tätä ehtoa tulee noudattaa. Päätöksiin ei ole rakennettu sellaista mekanismia, että STM voisi päätöstä muuttamatta antaa luvan poiketa tästä ehdosta.
 


Avustuspäätös on sitova asiakirja, sen sisältö ratkaisee. Ohjeella on yritetty selventää kysymyksiä, joita päätösteksti on nostanut esiin. 

Muiden kuin tietoteknologian kehittämiseen liittyvien hankintojen osalta ohje yrittää antaa esimerkkejä millaisissa tilanteissa on syytä varmistaa Lounais-Suomen aluehallintovirastolta, voidaanko hankinta hyväksyä hankkeelle. Hankinnat joiden hyväksyttävyys mietityttää kannattaa aina olla yhteydessä. Kategorisesti kaikkia hankintoja ei tarvitse hyväksyttää, ohjeessa mainitut asiat on tarkoitettu esimerkeiksi. 
 


Valtionavustuksella voi hankkia ostopalveluita järjestöiltä, säätiöiltä tai yksityisiltä yrityksiltä silloin, kun ostopalvelu on avustuksen käyttötarkoituksen ja hankesuunnitelman mukainen. Valtionavustusta ei voi käyttää järjestöjen, säätiöiden tai yksityisten yritysten toiminnan kehittämiseen. Kustannuksia arvioidaan maksatushakemuksen yhteydessä. 


Hankehallinto

Jos vanhojen tietojen arkistointi on kirjattuna hyväksyttyyn ja päivitettyyn hankesuunnitelmaan, niin valmistelevat työt voidaan hankkeessa käynnistää. 
DigiFinland Oy on käynnistämässä vanhojen tietojen arkistoinnin projektin, kun siihen liittyvästä rahoituksesta on tehty päätös. Hankkeen tavoitteena on tukea valtionavusta hankkeita vanhojen tietojen arkistoinnissa mm. toteuttamalla hankintajärjestelmä vanhojen tietojen arkistoinnin toteuttamiseksi.


Kun hankkeen delegointisopimukset on laadittu sopimuspohjan mukaisesti siten, että kaikki avustuksen käyttäjät ovat sitoutuneet noudattamaan avustuksen käytössä päätöksen rajoituksia ja ehtoja, niin hankepäätöksen mukaisesti jokainen avustuksen käyttäjä huolehtii oman arkiston muodostamisesta. Hankehallinnoijalle muodostuu oma arkistonsa kaikesta siitä maksatusaineistosta, jota se hallinnoi, vaikka se ensisijainen arkistonmuodostuspaikka onkin osatoteuttaja.

Päätöksen kohta, jossa hankehallinnoijaa kehotetaan huolehtimaan arkistoinnista tarkoittaa sitä, että hankehallinnoijan tulee huolehtia siitä, että osatoteuttajat tietävät ja ymmärtävät päätöksen sisällön ja ehdot kaikilta osin ja siten ymmärtävät, mitä velvollisuuksia niillä on avustuksen käytön suhteen.


Henkilöstöasiat

Hankkeelle myönnettyä valtionavustusta voi käyttää myös yksityisen tuottajan (ulkoistetut palvelut) kustannusten kattamiseen, jos yksityisen palveluntuottajan mukana oleminen hankkeessa on tarkoituksenmukaista tai yksityisen palveluntuottajan osaamista tarvitaan hankkeen toteuttamisessa. Kustannusten tulee kohdentua hankesuunnitelman mukaiseen toimintaan ja edistää hankesuunnitelman toteuttamista. 

Asukkaiden yhdenvertaisuuden varmistamiseksi kunnan tai kuntayhtymän järjestämisvastuulla olevia palveluita on voitava kehittää riippumatta siitä ovatko ne itse tuotettuja vai hankittuja. 

Ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista, että yksityinen palveluntuottaja voi kaupallistaa kansallisesti rahoitetun kehittämistyön tuotoksia tai tuloksia. Siksi kehittämistyön tuotosten ja tulosten julkaisemisesta (esim. Innokylä) ja käytöstä on sovittava, kun palveluita hankitaan.   

Yksityisen yrityksen henkilöstömenoja ei voi kirjata hankkeen kustannukseksi, eikä avustusta voi suoraan delegoida yksityiselle toimijalle, vaan avustuksen käytön tulee perustua hankintaan tai olemassa olevaan ulkoistussopimukseen. Tähän liittyvät asiakirjat on arkistoitava osaksi hankkeen asiakirjoja.


Ylityöstä maksetut korvaukset eivät ole valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia. 


Hankkeen työryhmissä voi olla yksityisten yritysten henkilöstöä. 
Valtionapuviranomaisen näkökulmasta ei ole estettä sille, että yksityisen yrityksen henkilöstö toimisi kunnan edustajana. 

Yksityisen yrityksen henkilöstömenoja ei voi kirjata hankkeen kustannukseksi, eikä avustusta voi suoraan delegoida yksityiselle toimijalle, vaan avustuksen käytön tulee perustua hankintaan tai olemassa olevaan ulkoistussopimukseen. Tähän liittyvät asiakirjat on arkistoitava osaksi hankkeen asiakirjoja.

Työryhmien jäsenten matkakuluista on ohjeistettu toista kysymystä koskevassa vastauksessa erikseen. 


Viimeistään vuoden lopussa, viimeisessä tilinpäätöksessä, varmistetaan hanketyöntekijän työtuntien vastaavuus tehtyjä tunteja vastaan.


Hankkeen työajanseurantaa voidaan tehdä Excel-muodossa, jos käytössä ei ole valmiita sähköisiä järjestelmiä. Työajanseurannan tulee olla tuntiperusteista, jatkuvaa (päivittäistä) ja kohdistua koko työajan jakautumiseen eri kustannuspaikkojen välillä. Hanke-työtuntien lisäksi myös muut tunnit on merkittävä päiväkohtaisesti. Muiden kuin han-ketuntien osalta ei tehtäviä tarvitse kuitenkaan raportoida.  Työntekijä ja esimies allekirjoittavat lomakkeen. Lomakkeen perusteella palkanlaskenta kohdistaa hankkeelle kuuluvat palkat oikein. Tilintarkastajat katsovat työajanseurantoja läpi, kun antavat hankkeen päätyttyä oman raporttinsa. Viimeistään tilinpäätöksessä henkilöstökulut tulee oikaista vastaamaan tehtyä työpanosta, jos vuoden aikana palkkoja on kohdistettu esim. prosenttiperusteisesti.


Kahdella eri hankkeella voi olla sama hanke-/projektipäällikkö, jos alueella katsotaan se tarkoituksenmukaiseksi. Kun henkilö työskentelee osa-aikaisesti eri hankkeissa, työajan käytöstä tulee pitää työajanseurantaa, jonka työntekijä ja esimies allekirjoittavat


Sopimukset

Valtionavustuslaki ja avustuspäätös edellyttävät, että hankehallinnoija tekee avustuksen siirtoa koskevan sopimuksen kaikkien niiden toimijoiden kanssa, joille avustusvaroja tullaan siirtämään. Toisin sanoen sopimus on tehtävä kaikkien niiden kanssa, jotka tulevat ilmoittamaan omia kustannuksiaan hankehallinnoijalle toimitettavilla maksatushakemuksilla (osatoteuttajat). Sopimus selkeyttää osatoteuttajien vastuita, oikeuksia ja velvollisuuksia. 

Sopimuspohjaa voi muokata, mutta kahden eri hankkeen kustannuksia ja sopimuksia ei ole hyvä sekoittaa, jotta kirjanpito ja asiakirjat pysyvät talouden osalta erillisinä, vaikka toiminta olisikin integroitu. 


Sisällölliset kysymykset

Rakenneuudistuksen osa-alueen 2 valtionavustushankkeiden valtionavustuspäätösten yhdeksi ehdoksi on kirjattu yhteistyövelvoite Virta-hankkeen verkostoissa: ”Valtionavustuksen saajan tulee niiltä osin, kun hankkeeseen sisältyy sote-tietopaketteihin, terveyshyötymalliin, kustannuslaskentaan tai henkilöstöresurssien johtamiseen liittyvää tekemistä tai vaikuttavuusperusteisuuden kehittämistä, tehdä yhteistyötä Virta-hankkeen verkostoissa muiden hankkeiden kanssa erikseen annettavan ohjeistuksen mukaisesti.”

Edellä lueteltuihin teemoihin liittyen, valtionavustushankkeita saavien tahojen tulisi noudattaa seuraavia periaatteita:

  1. Valtionavustusta saavat tahot muodostavat teemakohtaiset työryhmät yhteistyön tekemiseksi ja edistämiseksi. DigiFinland tukee työryhmien muodostamisessa.
  2. Työryhmät kokoontuvat säännöllisesti. Tavoitteena on kyseiseen teemaan liittyvän yhteistyön edistäminen ja kokemusten jakaminen.
  3. Työryhmät kokoavat yhteisen raportin kehittämisen tuloksista ja kokemuksista valtionavustushankkeessa 30.11.2021 mennessä. Kukin hanke kuvaa omalta osaltaan keskeisimmät opit kehittämisestä. Kunkin hankkeen osio sisältää tiiviin kuvauksen tavoitteista, aikatauluista, resursseista, kehittämisen tuotoksista, onnistumisen arviot ja huomiot jatkokehittämiseen.
  4. Valtionavustusten saajien tulee tarvittaessa esitellä hankkeensa tuloksia ja kokemuksia seminaareissa tai vastaamissa tilaisuuksissa.

Loppuraportti

Loppuraporttiin Hankesalkussa riittää kirjaus koko hankkeen kokonaiskustannuksista päätasolle sillä hetkellä saatavilla olevien tietojen mukaan. 


Hankeaikana pitämättä jääneet lomat on mahdollista maksaa rahana, jos hankkeen loppuun saattaminen edellyttää henkilön työpanoksen, hankkeessa on varaa maksaa lomat ja kyseinen käytäntö on organisaatiossa hyväksytty toimintatapa.


Hankesalkun tilanneraportti tehdään määräaikaan 10.1.2022 mennessä. Samassa yhteydessä raportoidaan myös määrärahan käyttö.  

Loppuraportointi Hankesalkkuun (samalla hankkeen päättäminen) ja Innokylään on tehtävä 28.2.2022 klo 16 mennessä. 

Nämä kaikki määräajat ovat deadlineja, joten ne voidaan tehdä myös aikaisemmin. Edellyttäen, että tarvittavat tiedot ovat käytettävissä. Loppuraportin tietoja onkin hyvä aloittaa kokoamaan jo kuluvan syksyn 2021 aikana. 


Raportoinnin lähtökohta on kevyt raportointi, jossa hyödynnetään jo olemassa olevaa materiaalia. Loppuraportti Hankesalkkuun ja Innokylään tulee tehdä helmikuun loppuun mennessä, joten siihen saakka työpanoksen käyttö loppuraportoinnin viimeistelyyn on avustuskelpoista. Suositus loppuraportoinnin viimeistelyyn työpanokseksi on noin kaksi henkilötyökuukautta. Perustellusti tämä voidaan ylittää. 


Valtionavustuksen loppuselvitykseen tulee päätöksen mukaisesti liittää auktorisoidun tilintarkastajan raportti siitä, että avustus on käytetty päätöksen mukaisesti. Tämän voi toteuttaa joko niin, että osatoteuttajat toimittavat hankeaineistonsa hallinnoijan tilintarkastajalle tarkastettavaksi tai jokainen osatoteuttaja toimittaa omasta osahankkeestaan tilintarkastajan lausunnon hankehallinnoijan tilintarkastajalle.


10.1.2022 raportoidaan Hankesalkkuun ne kustannustiedot, jotka ovat silloin käytettävissä. Sen jälkeen tietoja ei ole tarpeen päivittää Hankesalkkuun. Jakson 1.7.-31.12.2021 maksatushakemus jätetään normaalin aikataulun mukaisesti 28.2.2022 mennessä. Raportointijakson 1.1.-30.4.2022 kustannuksista maksatushakemus toimitetaan AVI:lle viimeistään 30.6.2022 mennessä.