Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus –ohjelman tavoitteita toteuttaviin toimenpiteisiin voi sisältyä käytännön tutkimusta, mikäli sillä on selkeä yhteys perustason sote-ammattilaisten työhön ja/tai palveluprosesseihin ja niiden kehittämiseen. Tutkimuksellisen osion tulisi tuottaa lisäarvoa alueellisen hankkeen omaan arviointiin. Tieteelliseen tutkimukseen valtionavustusta ei voi käyttää
Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeissa työskentelevät henkilöt voivat osallistua Tulevaisuuden sote-keskus -ohjelmalle kohdennettuihin kehittäjävalmennuksiin. Eli hankkeeseen palkattujen henkilöiden palkkamenot koulutukseen osallistumisen ajalta ovat valtionavustukseen oikeuttavia. Muiden henkilöiden palkkamenot koulutukseen osallistumisen ajalta eivät ole valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia, mutta koulutukseen osallistuvien sijalle voidaan tarvittaessa palkata hankerahoituksella sijaiset
Hanke voi maksaa kokemusasiantuntijakoulutuksen järjestämisestä aiheutuvat kohtuulliset kustannukset. Koulutuksen tulee olla hankesuunnitelman mukainen ja tarpeellinen hankkeen toteutumisen kannalta.
Hankkeeseen kokemusasiantuntijana osallistuvalle henkilölle voidaan maksaa kohtuullinen palkkio ja korvata matkakulut. Kokemusasiantuntijatoiminnan tulee olla hankesuunnitelman mukainen ja tarpeellinen hankkeen toteutumisen kannalta.
Hankkeelle kuuluvat kaikki menot kirjataan hankkeen kirjanpitoon. Rakenneuudistus-hankkeissa valtionavustus kattaa 80 % toteutuneista avustukseen oikeuttavista me-noista. Loppu 20 % jää toteuttajalle itse maksettavaksi, tavalla tai toisella. Hankkeen päättyessä tuloslaskelma näyttää 20 % verran miinusta, mikäli tilille ei ole tehty lasken-nallisia omarahoituskirjauksia. Ministeriö ei edellytä, että omarahoituksen pitäisi näkyä hankkeen kirjanpidossa erikseen. Kaupungilla/kunnilla/kuntayhtymillä voi kuitenkin olla omia käytäntöjään tässä suhteessa.
On mahdollista, että jokainen kunta toimittaa osahankkeesta tilintarkastajan lausunnon hankehallinnoijan tilintarkastajalle.
Asukkaiden yhdenvertaisuuden varmistamiseksi kunnan tai kuntayhtymän järjestämisvastuulla olevia palveluita on voitava kehittää riippumatta siitä ovatko ne julkisen palveluntuottajan tuottamia vai yksityiseltä hankittuja. Kun toiminta on hankesuunnitelman mukaista ja kattaa hankealueen laajasti (ei pelkästään ulkoistettua toimintaa), voi ostopalvelun avulla toteutettava kehittämistoiminta ulottua myös ulkoistettuun tuottajaan enintään samassa määrin kuin vastaavaan julkiseen tuottajaan.
Hankehenkilöstön työhuoneiden vuokrien osalta vyörytykset tehdään esim. käytetty-jen neliöiden suhteessa. Laskenta- ja kohdentamisperusteet tulee löytyä. Jos vuoden aikana käytetään suunnitelmalukuihin perustuvia laskelmia, niin viimeistään tilinpäätöksessä ne tulee oikaista vastaamaan toteutuneita lukuja.
Hankkeen hallinnointikustannukset voivat olla hankkeelle kohdennettuja yleiskustannuksia, joina hyväksytään taloushallinnon, henkilöstöhallinnon sekä muut vastaavat hankkeen käyttämien tukipalveluiden kustannukset. Hallinnointikustannukset tulee osoittaa kohdentamisperusteet (jakoperusteet) sisältävällä laskelmalla. Hankkeen yleiskustannuksiksi ei hyväksytä hanketta hallinnoivan organisaation luottamustoimielimien tai johdon kustannuksia, ellei luottamustoimielin toimi esimerkiksi hankkeen ohjausryhmänä.
Talousarvioon budjetoidut vuosikohtaiset ja menolajikohtaiset menoarviot eivät ole sitovia. Määrärahoja voi joustavasti käyttää, kunhan sillä ei ole vaikutusta itse hankesuunnitelmaan. Kustannusten on päätöksen mukaisesti oltava määrältään kohtuullisia ja tarpeellisia hankkeen toteuttamisen näkökulmasta. Huomioitava on kuitenkin päätöksessä olevat mahdolliset muut rajoitukset, esimerkiksi rakenneuudistushankkeessa eri osa-alueisiin käytettävissä olevat määrärahat.
Talousarviota ei tarvitse päivittää, eikä kohtuullisista muutoksista tarvitse antaa virallista ilmoitusta ministeriöön tai AVI:in, vaikka kustannukset eivät toteutuisi vuonna 2020 suunnitellusti. Hyväksytyn talousarvion vuoden 2020 kustannukset ovat käytettävissä myös vuonna 2021 ilman siirtotoimenpiteitä tai talousarvion muuttamista.
Mikäli hankehallinnoija tarvitsee valtionavustusennakkoa, tulee sen tehdä asiasta ha-kemus Lounais-Suomen aluehallintovirastolle (yhteystiedot päätöksessä). Vapaamuo-toinen hakemus sähköpostitse on riittävä. Hakemuksessa tulee olla viittaus valtionavustuspäätökseen ja päätöksen asianumero (diaarinumero), lyhyt perustelu ennakkomaksun tarpeesta, haettavan ennakon määrä, tiedot kenelle ennakkoa haetaan (jos muu kuin hankehallinnoija) ja yhteystiedot. Ennakkoa voi hakea maksimissaan noin yhden vuoden hankebudjettiin suhteutetun määrän.
Hankkeeseen palkatun henkilöstön käyttöön tulevat työvälineet, kuten työpöytä, tuoli, tietokone ja matkapuhelin sekä niiden käytöstä aiheutuvat kustannukset ovat valtion-avustukseen oikeuttavia kustannuksia. Neuvottelutilojen kalustuksessa tulee käyttää erityistä harkintaa. Lounais-Suomen aluehallintoviraston kanssa tulee neuvotella hankinnoista ennen niiden tekemistä.
STM ei voi antaa lupaa jättää hankintaa kilpailuttamatta, jos se hankintalain mukaan tulee kilpailuttaa. STM ei myöskään ota etukäteisesti kantaa siihen, ovatko hankkeiden suunnitelmat hankintalain mukaisia. Hankkeen toimijat vastaavat itse hankintalain noudattamisesta.
Valtionavustuspäätöksen mukaan yli 20 000 euron hankinnoista tulee pyytää useampi tarjous. Myös tätä ehtoa tulee noudattaa. Päätöksiin ei ole rakennettu sellaista mekanismia, että STM voisi päätöstä muuttamatta antaa luvan poiketa tästä ehdosta.
Avustuspäätös on sitova asiakirja, sen sisältö ratkaisee. Ohjeella on yritetty selventää kysymyksiä, joita päätösteksti on nostanut esiin.
Muiden kuin tietoteknologian kehittämiseen liittyvien hankintojen osalta ohje yrittää antaa esimerkkejä millaisissa tilanteissa on syytä varmistaa Lounais-Suomen aluehallintovirastolta, voidaanko hankinta hyväksyä hankkeelle. Hankinnat joiden hyväksyttävyys mietityttää kannattaa aina olla yhteydessä. Kategorisesti kaikkia hankintoja ei tarvitse hyväksyttää, ohjeessa mainitut asiat on tarkoitettu esimerkeiksi.
Ylimaakunnallinen ohjausryhmä on mahdollinen osa-alue 4:n hankkeissa.
DigiFinlandin osallistuminen on hankkeen toimijoiden ja DigiFinlandin kesken sovittava asia.
Jos vanhojen tietojen arkistointi on kirjattuna hyväksyttyyn ja päivitettyyn hankesuunnitelmaan, niin valmistelevat työt voidaan hankkeessa käynnistää.
DigiFinland Oy on käynnistämässä vanhojen tietojen arkistoinnin projektin, kun siihen liittyvästä rahoituksesta on tehty päätös. Hankkeen tavoitteena on tukea valtionavusta hankkeita vanhojen tietojen arkistoinnissa mm. toteuttamalla hankintajärjestelmä vanhojen tietojen arkistoinnin toteuttamiseksi.
Kun hankkeen delegointisopimukset on laadittu sopimuspohjan mukaisesti siten, että kaikki avustuksen käyttäjät ovat sitoutuneet noudattamaan avustuksen käytössä päätöksen rajoituksia ja ehtoja, niin hankepäätöksen mukaisesti jokainen avustuksen käyttäjä huolehtii oman arkiston muodostamisesta. Hankehallinnoijalle muodostuu oma arkistonsa kaikesta siitä maksatusaineistosta, jota se hallinnoi, vaikka se ensisijainen arkistonmuodostuspaikka onkin osatoteuttaja.
Päätöksen kohta, jossa hankehallinnoijaa kehotetaan huolehtimaan arkistoinnista tarkoittaa sitä, että hankehallinnoijan tulee huolehtia siitä, että osatoteuttajat tietävät ja ymmärtävät päätöksen sisällön ja ehdot kaikilta osin ja siten ymmärtävät, mitä velvollisuuksia niillä on avustuksen käytön suhteen.
Hankkeelle myönnettyä valtionavustusta voi käyttää myös yksityisen tuottajan (ulkoistetut palvelut) kustannusten kattamiseen, jos yksityisen palveluntuottajan mukana oleminen hankkeessa on tarkoituksenmukaista tai yksityisen palveluntuottajan osaamista tarvitaan hankkeen toteuttamisessa. Kustannusten tulee kohdentua hankesuunnitelman mukaiseen toimintaan ja edistää hankesuunnitelman toteuttamista.
Asukkaiden yhdenvertaisuuden varmistamiseksi kunnan tai kuntayhtymän järjestämisvastuulla olevia palveluita on voitava kehittää riippumatta siitä ovatko ne itse tuotettuja vai hankittuja.
Ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista, että yksityinen palveluntuottaja voi kaupallistaa kansallisesti rahoitetun kehittämistyön tuotoksia tai tuloksia. Siksi kehittämistyön tuotosten ja tulosten julkaisemisesta (esim. Innokylä) ja käytöstä on sovittava, kun palveluita hankitaan.
Yksityisen yrityksen henkilöstömenoja ei voi kirjata hankkeen kustannukseksi, eikä avustusta voi suoraan delegoida yksityiselle toimijalle, vaan avustuksen käytön tulee perustua hankintaan tai olemassa olevaan ulkoistussopimukseen. Tähän liittyvät asiakirjat on arkistoitava osaksi hankkeen asiakirjoja.
Ylityöstä maksetut korvaukset eivät ole valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia.
Hankkeen työryhmissä voi olla yksityisten yritysten henkilöstöä.
Valtionapuviranomaisen näkökulmasta ei ole estettä sille, että yksityisen yrityksen henkilöstö toimisi kunnan edustajana.
Yksityisen yrityksen henkilöstömenoja ei voi kirjata hankkeen kustannukseksi, eikä avustusta voi suoraan delegoida yksityiselle toimijalle, vaan avustuksen käytön tulee perustua hankintaan tai olemassa olevaan ulkoistussopimukseen. Tähän liittyvät asiakirjat on arkistoitava osaksi hankkeen asiakirjoja.
Työryhmien jäsenten matkakuluista on ohjeistettu toista kysymystä koskevassa vastauksessa erikseen.
Viimeistään vuoden lopussa, viimeisessä tilinpäätöksessä, varmistetaan hanketyöntekijän työtuntien vastaavuus tehtyjä tunteja vastaan.
Hankkeen työajanseurantaa voidaan tehdä Excel-muodossa, jos käytössä ei ole valmiita sähköisiä järjestelmiä. Työajanseurannan tulee olla tuntiperusteista, jatkuvaa (päivittäistä) ja kohdistua koko työajan jakautumiseen eri kustannuspaikkojen välillä. Hanke-työtuntien lisäksi myös muut tunnit on merkittävä päiväkohtaisesti. Muiden kuin han-ketuntien osalta ei tehtäviä tarvitse kuitenkaan raportoida. Työntekijä ja esimies allekirjoittavat lomakkeen. Lomakkeen perusteella palkanlaskenta kohdistaa hankkeelle kuuluvat palkat oikein. Tilintarkastajat katsovat työajanseurantoja läpi, kun antavat hankkeen päätyttyä oman raporttinsa. Viimeistään tilinpäätöksessä henkilöstökulut tulee oikaista vastaamaan tehtyä työpanosta, jos vuoden aikana palkkoja on kohdistettu esim. prosenttiperusteisesti.
Kahdella eri hankkeella voi olla sama hanke-/projektipäällikkö, jos alueella katsotaan se tarkoituksenmukaiseksi. Kun henkilö työskentelee osa-aikaisesti eri hankkeissa, työajan käytöstä tulee pitää työajanseurantaa, jonka työntekijä ja esimies allekirjoittavat
Valtionavustuslaki ja avustuspäätös edellyttävät, että hankehallinnoija tekee avustuksen siirtoa koskevan sopimuksen kaikkien niiden toimijoiden kanssa, joille avustusvaroja tullaan siirtämään. Toisin sanoen sopimus on tehtävä kaikkien niiden kanssa, jotka tulevat ilmoittamaan omia kustannuksiaan hankehallinnoijalle toimitettavilla maksatushakemuksilla (osatoteuttajat). Sopimus selkeyttää osatoteuttajien vastuita, oikeuksia ja velvollisuuksia.
Sopimuspohjaa voi muokata, mutta kahden eri hankkeen kustannuksia ja sopimuksia ei ole hyvä sekoittaa, jotta kirjanpito ja asiakirjat pysyvät talouden osalta erillisinä, vaikka toiminta olisikin integroitu.