SOTE ICT-muutokseen liittyvien avustusten osalta alueiden pitää itse tehdä harkintaa siitä, että syntyvät kustannukset ovat asetuksen (820/2021) 3§ ja 4§ mukaisia kustannuksia. Ylitöiden aiheuttamien kustannusten kattaminen valtionavustuksella tulee olla perusteltua, ja perustelut tulee toimittaa ennakkoon hyväksyttäväksi Lounais-Suomen AVI:lle. Ylitöiden aiheuttamien kustannusten kattaminen valtionavustuksella on mahdollista 1.11.2022 alkaen.
STM:n rahoittamien muiden hankkeiden (esim. Suomen kestävän kasvun ohjelma) osalta sovelletaan teknistä ohjeistusta, jonka mukaan ylitöitä ei voida maksaa hankerahoituksesta. SOTE ICT-muutoshankkeiden osalta tehdään poikkeus tähän käytäntöön, sillä tämän hankkeen luonne poikkeaa muista hankkeista mm. aikataulultaan, ja näin tuetaan turvallista siirtymää hyvinvointialueilla. Näin toimimalla myös varmistetaan, että käytännöt ovat samansuuntaisia valtiovarainministeriön myöntämien ICT-avustusten kanssa.
Kyseinen avustus tulee kirjata pois ennakoista ja tuloksi vuodelle 2022.
Suositellaan, että alue tuottaa ennakkomaksatushankemukseen tiedot kuluista rivitasolla (esim. muutoskulujen arviointilomakkeen mukaisesti). Rahoituksen kohteet tulee olla jollain tapaa eriteltynä. Arvioimme tapauskohtaisesti, onko erittely tehty hakemuksissa riittävällä tasolla.
Siemenraha tulee olla käytetty tai sidottu ennen varsinaisen avustuksen käyttöä. Ennakkomaksatushakemuksessa olisi näin ollen hyvä ilmaista mihin siemenraha on käytetty/sidottu. Lisäksi myös siemenrahasta tulee tehdä maksatushakemus, tämä on kuvattu avustuspäätöksessä.
Esivalmisteluavustuksen (siemenraha) sitominen projektisuunnitelmiin ja inhouse-yhtiön kanssa tehtyihin sopimuksiin riittää toteuttamaan vaatimuksen siitä, että siemenraha on sidottu hyväksyttävään käyttötarkoitukseen ennen varsinaisen avustuksen ennakkomaksatusta.
Pääkirjanote liitetään aina maksatushakemukseen. Pääkirjan avain -lomake on eri asia. Sen tarkoituksena on selvittää hankkeelle kohdennettujen kulujen sisältöä ja kuulumista hankkeelle ja siten nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyä.
Laskukopioita ei tule laittaa maksatushakemuksen liitteeksi. Ne eivät ole pääkirjan avain -lomaketta korvaava ratkaisu, koska niistä saatava informaatio ei ole riittävä. Tästä syystä alueen on toimitettava maksatushakemuksen liitteenä pääkirjan otteen lisäksi myös pääkirjan avain -lomake.
Lomakkeella ei tarvitse eritellä kaikkia kuluja yksitellen, vaan samalta toimittajalta hankitut, samaan työhön liittyvät kulut voi koota yhteen ja selvittää yhdessä (esim. palveluosto toimittajalta x tarkoitukseen x). Pieniä toistuvaissuorituksia (esim. puhelinlaskut) ei pääkirjan avain -lomakkeella tarvitse eritellä.
Päätöksessä sanotaan henkilöstökulut -kohdassa: ”Hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan avustettavaa hanketta varten palkatuista henkilöistä aiheutuvat henkilöstökustannukset.
Hankkeen henkilöstökustannuksiksi katsotaan myös hanketoimijoiden muiden työntekijöiden kustannuksia siltä osin kuin työpanos on kohdistunut hankkeelle. Hanketoimijoiden tulee osoittaa luotettavasti työajanseurannan avulla työpanoksen kohdistuminen välittömästi avustettavaan toimintaan”
Hankkeen ja muutoksen kannalta välttämättömiin koulutustilaisuuksiin ja muihin kehittämistilaisuuksiin osallistumisen palkkakulut voidaan kohdentaa hankkeelle vain hanketyöntekijöiden tai aktiivisesti hanketyötä työpanoksen siirron kautta tekevien henkilöiden osalta.
Nopeutetussa aikataulussa järjestetyn avustushaun yhteydessä kullekin avustuksen hakijalle myönnetään avustusta hakemuksen perusteella, mutta niin että lopullinen avustussumma on korkeintaan 1 miljoonaa euroa hakijaa kohden. Nopeutetussa haussa myönnettävä summa jää alle 1 miljoonan euron, mikäli tarpeita on esitetty tätä vähemmän.
Tulevassa haussa on mahdollista hakea avustusta toiminnallisesti samaan kokonaisuuteen, mikäli hakemuksesta käy ilmi se, että haettava avustus ei ole päällekkäistä jo myönnetyn avustuksen kanssa. Uusiin tai kasvaneisiin kustannuksiin voi saada avustusta.
Hyvinvointialueelle on myönnetty valtionavustus, jota voi kanavoida päätöksessä todetuille osatoteuttajille. Osatoteuttajia voi olla esim. kunnat, kuntayhtymät.
Avustuspäätöksiin on kirjattu hankkeen osatoteuttajat. Osatoteuttajat tekevät hankinnat omien sopimustensa mukaisesti ja vievät kustannukset omaan avaamaansa hankekirjanpitoon. Osatoteuttaja tekee näistä hankekustannuksista maksatushakemuksen, jonka se lähettää hankehallinnoijalle. Hankehallinnoija kokoaa yhden maksatushakemuksen.
Valtionavustus siirretään osatoteuttajille, jotka ovat osallistuneet hankkeeseen. Raha voi liikkua osatoteuttajalle vasta sen jälkeen, kun hankehallinnoija on solminut näiden kanssa osatoteutussopimukset.
ICT-muutosta koskevan esivalmistelurahoituksen sekä toimeenpanon varsinaisen valtionavustuksen käyttökohteet ovat samat (määritetty valtioneuvoston asetuksessa 820/2021). Mikäli hankehallinnoijalla on sitoumukset olemassa, ei se estä varsinaisen valtionavustuksen maksamista. Esivalmistelurahasta jäänyt raha kohdistetaan tällöin johonkin uuteen välttämättömään tekemiseen. Esivalmistelurahoitus täytyy olla käytettynä ennen kuin varsinaista valtionavustusta voidaan käyttää.
Päätöksen ehdoissa todetaan, että hankekirjanpidon tulee olla selkeästi erikseen raportoitavissa organisaation muusta toiminnasta. Jos hankkeelle kuuluvia palkkakustannuksia ei voida kirjanpidosta erikseen osoittaa, toiminta ei ole päätöksen mukaista. Prosenttiosuuden käyttäminen ilman hankekirjanpitoa on vaikeasti myöhemmin todennettavissa, joten sen käyttäminen ei ole hyväksyttävää.
STM:n toimittama sopimuspohja on malli, eikä sen käyttöä sellaisenaan edellytetä. Sopimuspohjassa on erikseen kuvaus osatoteuttajan kirjanpidollisista velvoitteista. Kunkin osatoteuttajan tulee avata oma hankekirjanpito. Lisäksi varsinaisessa valtionavustuspäätöksessä on kohta ”Työajanseurannan järjestäminen”, joka koskee myös hankkeen osatoteuttajia. Osatoteuttajan pitää pystyä jälkikäteen osoittamaan, että siirretty valtionavustus summa on käytetty kokonaisuudessaan päätöksen mukaiseen tekemiseen. Hankehallinnoija vastaa avustuksen saajana siitä, että myös osatoteuttajat käyttävät avustusta päätöksen ehtojen mukaisesti.
Varsinaisen avustuksen ja siemenrahan taloudellinen seuranta (ja maksatushakemukset) voidaan yhdistää.
Myönnetystä summasta voidaan maksaa ennakkoa siltä osin kuin alue perustelee ennakon maksamisen tarpeelliseksi.
Pyydämme kiinnittämään huomiota erityisesti ennakkomaksun tarpeen kuvaukseen ja sen perusteluihin. Valtionavustuslain 12 §:n 2 momentin perusteella ennakkoa voidaan maksaa vain, mikäli se on valtionavustuksen käytön kannalta perusteltua. Tällaisia perusteita ovat esimerkiksi ennen varsinaista maksatuspäivää erääntyvät laskut ja muut velvoitteet.
Hankehallinnoijan tulee aina jättää maksatushakemukset päätöksen aikataulujen mukaan. Ennakon käyttö tulee näin selvitettyä ja avustuksen käyttöä hankkeen toteutukseen voidaan valvoa.
Väliaikaisen toimielimen ja hyvinvointialueen tulee tukipalveluja hankittaessa noudattaa hankintalakia. Voimaanpanolaissa tai muussa sääntelyissä ei ole mitään siirtymäaikoja, jotka väljentäisivät hankintalakia. Kunnan näkökulmasta tulee huomioida kuntalain luku 15, jos kyseessä on taloudellinen toiminta.
Rahoitusehtojen mukaisesti laajamittaisista uusien asiakas- ja potilastietojärjestelmien hankinnoista aiheutuvat kustannukset eivät ole hyväksyttäviä kuluja.
Rahoituksella toteutettavan konsolidaation yhteydessä tehtävässä tietojärjestelmähankinnassa pitää pystyä perustelemaan valittu tapa, joka tulee olla välttämätön, kustannustehokas ja järjestämisvastuun siirrosta johtuva.
Ennen hankinnan käynnistämistä kannattaa olla yhteydessä alueen valvojaan tapauskohtaisen harkinnan tekemiseksi.
Hankinnoista ilmoittaminen toteutetaan hankesuunnitelman päivityksen yhteydessä, päivittämällä muutoskulujen arviointilomake vastaamaan STM:n valtionavustuksella myöntämää rahoitusta. Erillistä hankintojen/investointien hyväksyttämistä ei vaadita.
STM tekee päivitetyn hankesuunnitelman perusteella arvion ilmoitettujen hankintojen/investointien merkittävyydestä ja sen, että ne täyttävät valtionavustuspäätöksen ehdot.
Hankkeen valvoja on mahdollisista epäselvyyksistä yhteydessä alueeseen.
Kuten avustuspäätöksessä on todettu, hanketoimijoiden tulee noudattaa hankintalainsäädäntöä ja hankehallinnoija vastaa siitä, että avustusta käytetään asetuksen mukaisesti.
Hyvinvointialueen toimeenpanoon ja toimeenpanon valmisteluun liittyvissä hankinnoissa noudatetaan hankintalakia, jossa on kerrottu myös suorahankinnan edellytykset/ehdot. (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016).
Valtionavustus voidaan myöntää saajalle sen omaan toimintaan tai hankkeeseen taikka käytettäväksi valtionavustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen. Jos valtionavustus myönnetään käytettäväksi valtionavustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen, valtionavustuksen saajan on tehtävä sopimus valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa.
TUVE-laissa (laki turvallisuusverkkotoiminnasta) on säädetty TUVE-palvelujen tuottamisesta yksinoikeudella (TUVE-palveluiden osalta 9 ja 11 §:t). Hankintalain (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista) 17 §:n mukaan yksinoikeuteen perustuvia palveluhankintoja ei tarvitse kilpailuttaa.
Jos kysymyksessä oleva liitto on eri oikeushenkilö kuin hyvinvointialue, eikä se ole mikään muu asetuksessa saajana todettu toimija, se ei voi olla hakijana, saajana eikä sille voida siirtää avustusta käytettäväksi. Hankehallinnoijan vaihtaminen on mahdollista hankekauden aikana, mutta edellyttää aina sosiaali- ja terveysministeriön tekemää päätöstä. Saaja ei voi itse päättää siirtävänsä hankehallinnoijan vastuun toiselle oikeushenkilölle. Valtionavustuspäätöksen mukainen saaja on aina täysimääräisesti vastuussa valtionapuviranomaiselle valtionavustuksen oikeasta käytöstä.
Turvaluokiteltua tietoa ei voi sisällyttää hakemukseen. Jos turvaluokiteltu tieto (IV-taso) on kuitenkin välttämätöntä hakemuksen ymmärrettävyyden tai kustannusten perustelujen kannalta, voi hakemukseen tehdä erillisen liitteen, joka lähetetään turvasähköpostina sosiaali- ja terveysministeriön kirjaamoon. Korkeamman turvaluokan tietoa ei voi sisällyttää hakemuksiin.
Kansilehdelle ei ole määrämuotoista rakennetta. Kansilehdeltä tulisi käydä ilmi avustuksen hakija ja avustus, johon hakemus liittyy sekä päätösvaltaisen henkilön allekirjoitus.
Päivitä ICT-hankkeen muutoskulujen arviointi -lomake, jos hankkeen eteneminen oleellisesti muuttuu alkuperäisestä suunnitelmastanne. Toimita päivitetty lomake STM:n kirjaamoon.
Kirjanpitoa ja rahaliikennettä pyörittävä kunta katsotaan hallinnollisessa mielessä osatoteuttajaksi. Jos henkilöt on virallisesti palkattu kunnalle, kunta on osatoteuttaja. Hankkeen hallinnoijan (hyvinvointialue) tulee tehdä sopimus avustuksen siirrosta kunnan (osatoteuttaja) kanssa päätöksen mukaisesti.
Kyllä. Henkilön pitää voida osoittaa, että 50 % työajasta on käytetty hankkeelle. Mikäli kyseessä on osa-aikainen työntekijä, erillistä tuntikirjanpitoa ei tarvita.
STM:n kannalta on olennaista, että sopimuksessa on kuvattu päätöksen ehdoissa ja malliasiakirjassa olevat asiat ja se toimitetaan AVI:lle. Sopimus on hallinnoijan ja osatoteuttajan välinen yksityisoikeudellinen sopimus, jota voi muokata tarkemmalle tasolle alueen omiin tarpeisiin sopivaksi. Jokaisen osatoteuttajan kanssa on tehtävä sopimus.
Jos valtionavustus myönnetään käytettäväksi valtionavustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen, valtionavustuksen saajan on tehtävä sopimus valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa. Valtionavustuspäätöksessä määritellään, saako valtionavustuksen saaja siirtää avustusta ja mille muulle oikeushenkilölle tai -henkilöille (osatoteuttajille). Huomioitavaa on, että saajien ja osatoteuttajien, tulee olla kelpoisia saajia eli hyvinvointialueita, tai HUS-yhtymä, Helsingin kaupunki, tai Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Helsingin kaupungin ohella muita kuntia tai kuntayhtymiä ei ole asetuksessa määritelty saajina.
Sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädännössä ei ole aikarajoituksia. Kunnat voivat tehdä uusia sosiaali- ja terveydenhuoltoalan ICT-sopimuksia jo ennen vuotta 2023. Sopimusten kanssa omia ratkaisuja voi ja monissa tilanteissa pitääkin tehdä. Voimaanpanolakiin sisältyy pykälä 29§ (eräiden kunnilta tai kuntayhtymiltä siirtyvien sopimusten mitättömyys ja irtisanominen). Sote-järjestämislakia tulkitaan niin, että tämä koskee varsinaiseen palvelutoimintaan liittyviä ulkoistamistilanteita, eli riittävää omaa palvelutuotantoa.
Sopimus avustuksen siirrosta (mallipohja):
Mikäli kysymys viittaa osatoteuttajia koskevan sopimusmallin kohtaan ”avustuksen maksaminen”, niin kysyjän toteama ”maksatushakemuksen toteuman mukaisesti” on hyväksyttävä.
Päätöksen liitteenä mennyt sopimuspohja on mallipohja, jota voi muokata (ja usein kannattaa muokata omalle hankkeelle sopivaksi).
Hankeavustuksena myönnetty avustus maksetaan (pl. ennakot) aina jälkikäteen, toteutuneiden ja hyväksyttävien kustannusten mukaan. Etukäteen ei siis oikein voi sopia tiettyä maksatusjaksokohtaista summaa, mikä osatoteuttajalle delegoidaan. Maksatushakemukset käsitellään ja maksetaan niiden saavuttua LSAVI:lle, pääsääntöisesti saapumisjärjestyksessä.
Kuten valtionavustuspäätöksessä todetaan, hankehallinnoijan on tehtävä sopimus avustuksen käytöstä kunkin osatoteuttajan kanssa ja toimittaa sopimukset Lounais-Suomen aluehallintovirastolle viimeistään 4 kuukauden kuluttua päätöksen tiedoksisaannista. Mikäli hankehallinnoija ei pysty tähän mennessä laatimaan osatoteuttajakohtaisia arvioita avustuksen määrästä, sopimukseen voi kirjata, että sitä täydennetään tietojen tarkentuessa.
Sopimus on hankehallinnoijan ja osatoteuttajien välinen. Hankkeessa, joissa on osatoteuttajia, suositellaan sovittavaksi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa osatoteuttajakohtainen enimmäismäärä avustukselle.
Päivitettävä hankesuunnitelma
Mikäli kysymys koskee päivitettyä hankesuunnitelmaa, niin sen osalta on olennaisinta, että päivitetty hankkeen kokonaistalousarvio vastaa hankkeelle myönnettyä avustusta.
Hakuoppaan luvussa 5.2.1. Sähköinen arkistointi -palvelu on kuvattu, mitkä asiat DigiFinland Oy tarjoaa vastikkeetta niille avustuksen saajille, jotka avustushakemuksessaan ovat ilmoittautuneet DigiFinlandin keskitetyn palvelun hyödyntäjiksi. Alueen tulee keskustella toteutusmahdollisuudesta DigiFinlandin kanssa.
Sosiaalihuollon asiakkuus ei katkea siihen, että palvelujen järjestäjä vaihtuu, vaan asiakkuus päättyy vasta, kun sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan merkitään tiedoksi, että sosiaalihuollon järjestämiselle ei ole perusteita.
Hyvinvointialue vastaa siitä, että kunnissa/kuntayhtymissä tehdyt sosiaalihuollon palvelut ja tuen tarpeisiin vastaavat tukitoimet jatkuvat asiakkaan tilanteen ja tarpeiden mukaisesti siirtymävaiheen yli (tehdyt asiakaspäätökset jatkuvat sellaisenaan) järjestämisvastuun siirtyessä 1.1.2023 hyvinvointialueelle.
Asiakirjojen siirtyminen tapahtuu uudelle rekisterinpitäjälle voimaanpanolain perusteella.
Asiakas- tai potilastietoa ei voi siirtää hyvinvointialueelle ennen vuoden 2023 alkua (järjestämisvastuun siirtoa). On siis hyväksyttävää, että tästä aiheutuu siirtymäaikoja raportoinnin ja tiedolla johtamisen käynnistymiseen hyvinvointialueella. Voimaanpanolain 13§, jossa säädetään tietojen saamisesta kunnista hyvinvointialueelle, tuli myös HE 10/2022 yhteydessä pientä tarkennusta, johon kannattaa tutustua.
Tietoaltaaseen siirron kannalta asia on tärkeää käydä läpi myös henkilötietojen käsittelyn pelisääntöjen näkökulmasta, jotta selviää mikä osa tietojen siirrosta tietoaltaaseen on aidosti välttämätöntä.
Valtionavustus voidaan myöntää vain asetuksen mukaisille avustuksen saajille, eli hyvinvointialueille, Helsingin kaupungille, sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisestä Uudellamaalla annetun lain (615/2021) 4 luvussa tarkoitetulle HUS-yhtymälle sekä erikoissairaanhoitolain (1062/1989) 7 §:ssä tarkoitetulle Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymälle. Valtionavustuspäätöksessä määritellään valtionavustukset saaja(t).
Palvelutehtäväluokitus on ollut velvoittava 1.1.2021 alkaen. Näin ollen avustusta voi käyttää tilanteen korjaamiseen, koska velvoite on ollut voimassa ennen järjestämisvastuun siirtymistä hyvinvointialueille 1.1.2023.
Kyllä, sosiaalihuollon osalta ei ole asiakastietolaista johtuvia velvoitteita, joiden määräaika olisi ennen 1.1.2023.
Vanhojen tietojen arkistointi on oma kohtansa asetuksen mukaisissa avustuksen käyttökohteissa. Avustusta voidaan käyttää myös arkistointiin. Lisätietoa löydät hakuoppaan kohdasta 4.13.
Asiaan ei ole mahdollista antaa yksiselitteistä vastausta, koska siihen sisältyy tapauskohtaista harkintaa. Rahoitusehtojen mukaisesti laajamittaisista uusien asiakas- ja potilastietojärjestelmien hankinnoista aiheutuvat kustannukset eivät ole hyväksyttäviä kuluja.
Rahoituksella toteutettavan konsolidaation yhteydessä tehtävässä tietojärjestelmähankinnassa pitää pystyä perustelemaan valittu tapa, joka tulee olla välttämätön, kustannustehokas ja järjestämisvastuun siirrosta johtuva.
ICT-muutoshankkeilta ei edellytetä erillistä sisällöllistä loppuraporttia STM:n tai VM:n myöntämien avustusten osalta.
Valtioavustuspäätösten mukaisesti avustus on myönnetty yhtenä kokonaisuutena eikä ole tarkemmin määritelty, kuinka paljon siitä voi käyttää hankkeen eri osioihin. Näin olleen myös työajanseurannassa työntekijä kohdentaa työaikansa yhdelle projektikoodille tai vastaavalle, eli työt menevät kokonaisuudessaan koko hankkeelle.
Alueelta ei edellytetä työajanseurannassa minkäänlaista jakamista eri osioille (esim. tehtäväkokonaisuuksiin tai tehtäviin) vaan työt kirjataan koko hankkeelle.